Seguindo a tendência global, o mercado de trabalho tem dado cada vez mais espaço para os meios digitais. Algo excelente para simplificar e agilizar diversas atividades burocráticas dos setores de RH e DP. Uma delas é o holerite, documento que costumava exigir a impressão de dezenas e até centenas de páginas e a distribuição entre todos os colaboradores da empresa.
Atualmente, é possível integrar esse documento à folha de pagamento e automatizar não apenas a sua emissão, mas também o compartilhamento direto para os celulares ou computadores dos trabalhadores.
Então, saiba mais sobre como funciona e quais as vantagens do holerite online no artigo de hoje!
Qual a importância do holerite?
O holerite (ou contracheque) é um documento essencial para empresas e colaboradores. Nele devem constar todas as informações sobre o salário bruto e líquido, descontos e impostos, bonificações, horas extras, contribuições previdenciárias e qualquer outro valor que compõe o salário do profissional.
Para o colaborador, esse documento serve como uma forma de conhecer quais os descontos, direitos e pagamentos estão aplicados. Já para a empresa, o holerite possui um importante papel financeiro e fiscal. Com ele é possível fazer o controle, ter um histórico dos pagamentos anteriores e agilizar a gestão financeira e contábil da organização.
Além disso, o holerite atua como uma camada de segurança em possíveis processos trabalhistas, garantindo que a empresa pagou tudo o que é devido ao colaborador. Dessa forma, este documento é imprescindível para as empresas, mas quando emitido de forma manual pode se tornar uma tarefa morosa e extremamente trabalhosa.
- Saiba mais: Como Fazer O Holerite?
O holerite é obrigatório?
Na Consolidação das Leis Trabalhistas, a CLT, não existe uma citação formal ao holerite. Porém, conforme o Artigo 464, existe a obrigatoriedade por parte de todo contratante em emitir um demonstrativo e comprovante do pagamento e benefícios feitos ao colaborador. O texto da lei informa que:
“O pagamento do salário deverá ser efetuado contra recibo, assinado pelo empregado; em se tratando de analfabeto, mediante sua impressão digital, ou, não sendo esta possível, a seu rogo.
Parágrafo único. Terá força de recibo o comprovante de depósito em conta bancária, aberta para esse fim em nome de cada empregado, com o consentimento deste, em estabelecimento de crédito próximo ao local de trabalho.”
Assim, o trecho presente no parágrafo único, uma mudança posterior ao desenvolvimento da Lei, é o que permite às empresas utilizar o holerite online. Algumas versões dessa funcionalidade possuem ainda assinatura digital, que pode ser feita até mesmo com uma foto que o colaborador disponibilizar.
No entanto, caso não seja feita, o comprovante do depósito bancário já servirá como uma prova do recebimento, desde que isso tenha sido acordado com o profissional de maneira prévia. Lembrando que a não emissão do holerite resulta em graves problemas para as empresas, podendo até mesmo resultar em processos trabalhistas.
Como o holerite online funciona?
Na versão original do holerite é preciso constar as informações sobre a empresa, colaborador, assim como o detalhamento dos pagamentos, benefícios e descontos. Portanto, o mesmo vale para a versão online, com a alteração de que o preenchimento dos dados pode acontecer automaticamente com a integração à folha de pagamento.
Dessa forma, os setores de Recursos Humanos e Departamento Pessoal precisam de apenas alguns cliques para emitir o holerite online. Em seguida, ele será enviado para o colaborador por meio de aplicativo ou site, que exigirá uma senha para acesso, ou diretamente em seu e-mail.
Além disso, é possível integrar o software de holerite online a outras plataformas para criar relatórios detalhados sobre a folha de pagamento. Com isso, é possível uma maior organização e controle sobre os dados, facilitando o acesso dos setores responsáveis para consulta ou análise.
Vantagens do holerite online para as empresas
O holerite online é uma ferramenta que pode ser utilizada por empresas de todos os segmentos e portes. Ela vem se tornando cada vez mais popular no mercado e é uma tecnologia repleta de vantagens tanto às organizações quanto aos colaboradores, conforme listamos a seguir.
Diminuição dos erros humanos
Ao utilizar tecnologia de ponta para gerar os holerites, o processo possui menor risco de erros, especialmente no preenchimento. Nos processos manuais, a empresa se torna suscetível a falhas humanas, falta de conhecimento do colaborador ou mesmo excesso de documentos que levam a exaustão e falta de atenção. Porém, com a automatização, os dados vão de um software para o outro de forma segura e automática.
Economia de tempo
Imagine precisar preencher e imprimir dezenas ou centenas de contracheques, que devem ser sempre entregues antes do quinto dia útil do mês. Agora, imagine conseguir fazer a emissão e distribuição com apenas alguns cliques. A diferença de tempo gasto em cada cenário é considerável, e o segundo caso permite ao RH e DP ocuparem-se com atividades estratégicas enquanto resolvem em minutos as burocráticas.
Sustentabilidade
Com os holerites online evita-se a impressão do documento em papel, algo que diminui consideravelmente o uso do material na rotina das empresas. Portanto, esse método se torna mais sustentável, além de economizar espaço dentro das empresas.
Segurança de armazenamento
Uma das principais características do holerite online é seu cuidado com a segurança, especialmente ao considerarmos a LGPD. Os softwares de RH que utilizam esse serviço geram camadas de proteção nas quais apenas determinados profissionais terão acesso ao documento, que será enviado diretamente ao colaborador em questão.
Segurança jurídica
O holerite online possui validade e segurança jurídica, fazendo com que, desde que todas as partes estejam em sintonia, ele possa ser utilizado de forma tranquila. Ou seja, seu negócio não terá qualquer complicação jurídica com o uso e ainda pode aproveitar das demais vantagens.
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Benefícios do holerite online para os colaboradores
Uma das principais vantagens do holerite online para os colaboradores é a facilidade de acesso. Com ele, o profissional pode recebê-lo e consultá-lo em qualquer lugar, desde que esteja conectado à internet, o que garante maior transparência e facilidade para ambos os lados.
Isso é especialmente importante, pois o holerite é um documento essencial ao indivíduo. Além de informar em detalhes o que está sendo pago, também serve como comprovação de renda, sendo fundamental em uma série de situações para os trabalhadores. Com a versão online, é possível recebê-lo e armazená-lo de forma mais simples e segura.
Conheça o Epays e automatize o holerite dos seus colaboradores
O Epays é um software de RH com diversas soluções em que as empresas podem integrar e automatizar processos. Entre os seus serviços estão ferramentas para recrutamento e seleção, folha de pagamento, ponto eletrônico, assinatura digital, pagamento de salários e, é claro, o holerite online.
Com o Epays seus colaboradores podem consultar, quando e onde quiserem, os recibos de pagamento, adiantamento, 13° salário, férias, PLR, abono, entre vários outros. Além disso, conseguem assinar de forma digital e podem consultar documentos antigos.
Após conhecer todas as vantagens do holerite online, especialmente na facilidade que pode trazer para a rotina de um negócio, fica difícil não tê-lo na rotina. Então, se ainda não possui essa ferramenta, aproveite para conhecer mais sobre o Epays e transformar seu RH!
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Até o próximo artigo!
