Qual a economia da terceirização da folha de pagamento?
A terceirização da folha de pagamento ou BPO (Business Process Outsourcing) da folha de pagamento é um assunto muito discutido na área de Recursos Humanos. Aplicada com cautela e o parceiro certo, ela traz resultados positivos e muitos benefícios para a sua empresa. Um deles é a economia de recursos financeiros! Quer saber outros benefícios que a terceirização pode trazer para você?
Quando os processos operacionais são executados por uma equipe externa especializada, o RH interno tem mais tempo para focar no estratégico, aumentando os impactos positivos nos resultados da empresa.
Além disso, o risco operacional deste processo é transferido para o parceiro, minimizando os impactos com multas provenientes de erros operacionais. A redução dessas multas também diminui os custos da área de Recursos Humanos e impulsiona os resultados da empresa.
Estes são alguns pontos importantes das terceirização operacional da folha de pagamento, mas antes de falar mais sobre isso, primeiro é importante entender o que é e como funciona esse processo.
O que é e como funciona o BPO da folha de pagamento?
Terceirização é quando uma empresa opta por contratar uma outra empresa para realizar serviços para ela. Nesse caso, o BPO da folha de pagamento é a delegação da tarefa operacional de processar a folha de pagamento, que é complexa, rotineira e demanda tempo da equipe, para uma empresa especializada nesse serviço.
Já citamos algumas vantagens econômicas, mas também há a otimização do tempo da sua equipe de RH, maior eficiência na operação, e muitos outros benefícios.
Você primeiro precisa entender os processos que fazem sentido terceirizar, calcular os custos diretos e indiretos da sua operação e estudar a viabilidade da mudança. Depois, é importante fazer pesquisas sobre as empresas que oferecem esse serviço e escolher a que mais se encaixa com os seus objetivos, além de alinhar com sua equipe toda a estratégia, claro. Quando tiver certeza da sua escolha, você pode começar o processo de BPO!
É claro que esse é apenas um resumo de um projeto, pois esta mudança deve ser conduzida com muita seriedade e cuidados para ser positiva para sua empresa. Escolher um parceiro com experiência no mercado, boas referências e principalmente, ser especialistas em RH, são imprescindíveis para o sucesso da mudança, com melhorias nos processos e redução significativa dos custos operacionais.
A economia da terceirização da folha de pagamento
O simples fato de contratar outra empresa para executar algumas tarefas já pode representar uma grande economia financeira. A seguir, separamos uma lista de gastos que a empresa teria antes da terceirização e que, com ela, não tem mais:
- Contratação e gestão de sistemas para a folha de pagamento;
- Valores adicionais de atualizações e manutenções com software;
- Formação e treinamento de colaboradores internos do RH;
- Tempo com atividades operacionais e rotinas;
- Risco com erros operacionais que geram multas ou passivos;
- Custos com atualização do time interno com atualização de legislação;
- Tempo de preenchimento, revisão, e outros processos operacionais.
Além desses, que são básicos, podemos citar algumas das vantagens do BPO da folha de pagamento que também colaboram para a diminuição dos custos. Alguns deles já foram citados anteriormente, porém, confira em maiores detalhes a seguir:
Economia de tempo
Como já explicamos, a folha de pagamento toma muito tempo da equipe de Recursos Humanos. Isso porque a folha precisa seguir um padrão e estar dentro das diretrizes de uma legislação específica.
Por isso, quando essa responsabilidade é transferida para a terceirizada, o time de RH possui mais tempo para outras funções e, consequentemente, os processos da empresa são otimizados e ela tem mais chances de crescimento.
O mais importante, o RH passa a ter tempo para ser estratégico e desenvolver ações que impactam o negócio da empresa.
Lembre-se, tempo é dinheiro!
Redução de riscos
É muito simples entender a redução de riscos: através de um processo de BPO, o parceiro passa a ter responsabilidade pelas atividades realizadas no lançamento e processamento das rotinas.
Consequentemente, as multas que a organização poderia receber pela inserção equivocada de dados na folha quase deixam de existir, reduzindo também o valor gasto.
Outro ponto importante, que escolhendo um parceiro qualificado, os processos são bem desenhados e validados com vários níveis, reduzindo muito a incidência de erros que geram multas e penalidades na operação.
Segurança das informações
A empresa contratada deve fazer a administração dos dados em um sistema seguro, com hierarquização de acessos e que atenda os requisitos estipulados pela Lei Geral de Proteção de Dados – LGPD. Além disso, a empresa terceirizada é a responsável pela administração desse sistema, novamente poupando tempo da sua equipe.
O armazenamento de todos os dados sensíveis devem ser tratados e transitados com sistemas certificados para garantir a integridade dos dados utilizados pelo RH.
Aumento da qualidade
Já citamos que a equipe da empresa terceirizada deve possuir especialização em processos de Departamento Pessoal e RH. Os profissionais estão sempre atualizados sobre a legislação e podem apresentar novos cenários gerando benefícios ao setor.
O aumento da qualidade é uma maneira indireta de redução de custos. Isso porque ele proporciona mais rapidez e eficiência na operação.
Atenção, fique atento para o nível de serviço no momento da escolha de uma empresa para terceirizar a operação de sua folha, veja se existe célula de atendimento dedicado, ou seja, uma equipe que irá conhecer e executar seus processos operacionais como uma extensão do seu RH. Existem modelos de atendimento que atuam por esteira, ou seja, você solicita uma demanda e qualquer pessoa do parceiro recebe sua demanda e executa o processamento, sem conhecer efetivamente os detalhes da sua operação.
Observe também o fluxo de trabalho com a operação do BPO, pois este modelo deve priorizar a simplificação dos processos e redução de demanda para sua equipe, gerando assim um salto de qualidade para sua operação.
Contrate o BPO da Folha de Pagamento
Nesse material, apresentamos vários pontos que deixam claro as vantagens do BPO de folha de pagamento, ficando evidente que realizar essa transição pode trazer vários benefícios a sua empresa. Na hora de tomar a decisão, não se esqueça de escolher uma empresa parceira que seja profissional e eficiente, como a Employer.
Somos uma empresa que oferece variadas soluções na área de Recursos Humanos, entre elas o BPO de folha de pagamento realizado com um sistema próprio e uma equipe diversificada e preparada para o trabalho. Conheça mais sobre como podemos te ajudar clicando aqui.
