Uma das tarefas mais desafiadoras para profissionais de RH e gestores é dar feedbacks efetivos e objetivos, principalmente quando são negativos. Afinal, é preciso falar com segurança, respeitar o colaborador e gerar mudanças no comportamento.
Então, para atingir esses objetivos, vamos conhecer os 7 aspectos fundamentais que compõem um feedback efetivo.
Feedback
De maneira geral, o feedback é um retorno, uma resposta sobre um determinado evento, comportamento ou resultado. É um processo realizado para melhorar, corrigir ou manter a conduta de uma pessoa ou de uma equipe.
Além disso, o objetivo do feedback é melhorar o desempenho ou alcançar um objetivo. Portanto, o gestor deve ter segurança e domínio de técnicas para que a equipe aceite o que está sendo falado e fique motivada para agir de outra forma.
Assim, listamos os 7 aspectos fundamentais de um feedback efetivo que você deve usar na hora de falar com os colaboradores.
1. Descritivo e não avaliativo
Primeiro, você deve se basear nas situações que aconteceram e descrevê-las, sem atribuir juízo de valor. Isso é importante, pois se o colaborador sentir que está sendo julgado ficará mais resistente ao que você tem a dizer.
Então, quando você foca em descrever a situação, está apenas citando fatos sem a sua opinião junto. A pessoa levará em consideração o que você diz sem se sentir acuada ou colocada contra a parede.
Perceba a diferença:
“Você se desorganizou e atrasou a entrega do relatório.”
“O prazo de entrega do relatório era para segunda-feira, mas você entregou na quarta-feira.”
A segunda abordagem soa menos acusatória, apenas pontua qual o assunto do feedback. Inclusive, se o colaborador tentar se justificar ou comentar algo sobre o assunto, escute-o e deixe-o falar. Assim, você estará criando um ambiente seguro, preserva o clima organizacional e aumenta as chances da pessoa aceitar tranquilamente o que você tem a dizer.
2. Específico ao invés de geral
Para que o colaborador entenda claramente o que você está falando e qual comportamento deve ser modificado ou reforçado, tente ser o mais específico possível na sua descrição.
É diferente falar de forma abrangente como “seu resultado é insatisfatório”, quando você pode dar informações que indicam os pontos exatos de melhoria como: “aquele documento estava incompleto, deveria constar os tópicos x, y, z”, ou “seu número de vendas caiu 20% e há um mês você não arrecadou mais nenhum lead”.
Essa abordagem deixa explícito sobre o que você está falando e não dá a impressão de estar chamando atenção genericamente. Além disso, a pessoa saberá exatamente em quais pontos precisa melhorar.
3. Compatível com as necessidades do receptor e comunicador
O feedback deve ser compatível com a forma que você fala e que a pessoa consegue entender. Ou seja, ele deve combinar o seu estilo de linguagem com o do colaborador.
Portanto, leve em consideração o nível de experiência, sensibilidade emocional e personalidade da pessoa. Fazendo isso, o feedback se torna mais relevante e impactante, facilitando o processo de compreensão e aceitação das informações fornecidas.
Ao mesmo tempo, ele precisa ser compatível com as necessidades do comunicador, garantindo que você consiga expressar suas observações de maneira clara, objetiva e respeitosa. Isso envolve escolher as palavras certas, fornecer exemplos específicos e evitar linguagem que possa ser interpretada como crítica pessoal.
4. Dirigido para comportamentos que o receptor possa mudar
Em um feedback, mesmo que seja necessária uma mudança significativa do colaborador, é preciso tomar cuidado para não pedir coisas além da capacidade atual dele.
Se dermos uma meta muito grande, provavelmente ele não se sentirá motivado. Além disso, é importante estipular um prazo para que essa mudança aconteça, assim fica mais palpável para o colaborador e mais fácil para o gestor e RH monitorar e reforçar, caso seja necessário.
5. Solicitado ao invés de imposto
Normalmente, as pessoas ficam mais resistentes quando sentem que alguém está exigindo algo delas e isso é um fator decisivo para um feedback efetivo.
Portanto, quando for falar sobre as mudanças necessárias, busque solicitar ao colaborador, não mandar ele fazer. Deixe claro que é preciso que a mudança aconteça, apenas cuide para não ser imperativo.
6. Oportuno
Sabemos que ninguém quer receber um feedback negativo, por isso é essencial escolher o momento apropriado.
Mesmo que o feedback precise acontecer o mais próximo possível da situação em questão, você deve avaliar como a pessoa está se sentindo.
Por exemplo, caso a situação seja uma discussão entre dois colaboradores, é importante esperar os ânimos acalmarem até ter uma conversa. Caso contrário, os envolvidos ficarão reativos, pensando e agindo com o emocional acalorado.
Outros casos a se atentar é em um dia com alta demanda de trabalho, se a pessoa está doente, com problemas pessoais etc.
7. Esclarecido para assegurar uma comunicação precisa
No fim do feedback tenha a certeza de que o colaborador compreendeu tudo o que você disse. Para fazer isso, você pode pedir para que ele diga o que ele entendeu da conversa e o que você espera dele.
Quando ele parafrasear a sua fala, você terá a certeza de que não houve ruídos na comunicação e que a mensagem foi recebida como deveria. Assim, o colaborador saberá exatamente o que deve saber e o setor de RH e gestores poderão, se necessário, cobrar alguma atitude dele.
Pontos relevantes
Com base nesses aspectos, podemos citar alguns pontos chave que não podem faltar no seu feedback:
- Qual comportamento você está avaliando;
- Como isso está sendo avaliado;
- Prazo para implantar as mudanças;
- Qual apoio você pode dar para atingir o objetivo.
Conclusão
De forma geral, os gestores e profissionais de RH precisam criar um ambiente seguro e receptivo para o colaborador. Além disso, a comunicação deve ser clara e direta, respeitando a outra pessoa.
Com essas informações, acredita que colocar esses aspectos em prática te ajudará a fazer feedbacks mais efetivos? Já usava alguma dessas técnicas?
É sempre um desafio fazer um feedback para a equipe, principalmente se for algo negativo. Portanto, é importante dominar a forma como fazê-lo para que o colaborador se sinta respeitado, mas compreenda que precisa mudar certo comportamento. Assim, o clima da empresa seguirá positivo e a equipe continua evoluindo para formar profissionais cada vez melhores.
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