A comunicação interna possui um papel fundamental no funcionamento de uma empresa, sendo um dos pilares para garantir um bom relacionamento com os colaboradores e bons resultados para os negócios. É, inclusive, uma das responsáveis por aumentar ou diminuir os índices de engajamento, motivação e até mesmo de turnover.
Por isso, é essencial conhecer em detalhes o que é, como funciona e quais ferramentas podem ser utilizadas para garantir uma boa comunicação interna em sua empresa. Além de compreender qual a sua relação com o engajamento, para que possa traçar estratégias mais assertivas para o seu funcionamento. Saiba tudo sobre esses e outros pontos no artigo de hoje!
O conceito de comunicação interna
A comunicação interna pode ser tanto um setor quanto um conjunto de ações desenvolvidos visando a integração da comunicação entre empresa e colaboradores. Através dela busca-se informar, alinhar, reconhecer e dar voz aos profissionais, todos itens essenciais para o funcionamento, crescimento e obtenção de resultados em uma companhia.
O compartilhamento e a transmissão das informações podem ser feitas de duas maneiras: horizontal, onde são passadas entre colegas de mesmo nível hierárquico, e vertical, transmitidas entre líderes e subordinados e vice-versa. Em ambos é preciso existir clareza, acessibilidade e estratégia.
Um dos principais objetivos da comunicação interna em uma empresa é manter todos os envolvidos alinhados a missão, visão e valores do negócio, assim como seus projetos e discursos. Para isso é preciso pensar nesse setor como algo além de apenas transmitir informações: é necessário refletir sobre o como, o que deseja alcançar e como tornar essa transmissão a melhor possível a todos.
A importância da comunicação interna e do engajamento para uma empresa
O engajamento é um item tão importante para o negócio que, quando está em falta, pode gerar graves problemas financeiros. Profissionais desengajados costumam ser menos produtivos e ocasionar uma alta na rotatividade. Algo que, segundo um estudo realizado pela Gallup, pode causar uma perda de até 8.8 trilhões de dólares em empresas do mundo todo, valor que corresponde a 9% do PIB global.
Além disso, outra pesquisa feita pela mesma plataforma, relatou que profissionais desengajados podem gerar um custo de 18% do seu salário anual para as companhias. Em contrapartida, a edição de 2023 do State of the Sector mostrou que 51% das empresas tem como um dos seus principais objetivos aumentar o engajamento dos colaboradores.
Um dado interessante, visto que segundo o estudo Global State of Internal Communication 2023 (Ragan) 58% das companhias definem seus níveis de engajamento como moderados. Ao mesmo tempo, garantir um aumento no engajamento é uma forte preocupação, especialmente no setor operacional, que representa 80% da força de trabalho e também é uma das mais difíceis de engajar.
Ou seja, o engajamento é uma peça fundamental para as empresas, ao mesmo tempo em que representa um enorme desafio para a maioria delas. E uma das formas de conseguir alcançar seus colaboradores e motivá-los a se engajar mais com a empresa é justamente trabalhar na comunicação interna.
Entre os benefícios de desenvolver uma excelente comunicação interna em sua empresa estão itens como:
- Aumento na motivação e produtividade;
- Alinhamento das expectativas, visão, missão e valores;
- Diminuição nas taxas de rotatividade, presenteísmo e absenteísmo;
- Maior promoção e reconhecimento dos colaboradores;
- Aumento na empatia, colaboração e confiança entre os profissionais;
- Redução nos efeitos negativos causados por possíveis crises;
- Fortalecimento dos sentimentos de pertencimento e companheirismo;
- Facilidade na integração de novos colaboradores;
- Fortalecimento na identidade do negócio.
Por último, e tão importante quanto, a comunicação interna permite um aumento no engajamento. É também um dos itens essenciais ao endomarketing, conjunto de estratégias que funciona de forma complementar e que auxilia nos resultados da companhia e garantia de um excelente ambiente profissional.
Como melhorar a comunicação interna do seu negócio?
As práticas e ações utilizadas para melhorar a comunicação interna e, consequentemente, os níveis de engajamento são vastas e podem mudar de empresa para empresa. Entretanto, existem pontos fundamentais que podem ser adaptados as companhias de todos os portes. Os principais deles são:
Tenha um bom planejamento
Para garantir que está trilhando o caminho esperado antes é preciso saber onde deseja chegar. Por isso, ao investir na comunicação interna é essencial se preparar corretamente e elaborar um planejamento a curto, médio e longo prazo. O primeiro passo é conhecer profundamente tanto a companhia quanto os colaboradores.
Qual é a identidade da empresa, seu propósito, metas, história, processos e posição no mercado? Como é a personalidade, expectativas, planos, dificuldades e pontos fortes dos seus colaboradores? Conhecer profundamente as respostas para essas e outras perguntas é fundamental para que a comunicação interna funcione corretamente.
A partir disso é possível traçar quais objetivos pretende alcançar, estratégias para conseguir chegar a eles e métodos mais adequados a determinados grupos ou figuras. Além disso, é possível envolver os profissionais, os tornando tanto aliados como parte fundamental das etapas.
Incentive uma comunicação que seja acessível e clara
A comunicação é plural, mas deve ser sempre respeitosa, acessível e clara, especialmente dentro das empresas. É preciso compreender que diferentes indivíduos terão facilidade com diferentes plataformas, e saber como adaptar a transmissão da mensagem para que todos possam compreendê-la facilmente.
É fundamental também ficar atento a linguagem, especialmente termos, brincadeiras e costumes que possam ofender ou machucar determinados grupos. Ajudar na conscientização de todos os colaboradores quanto à isso é essencial não só para garantir uma comunicação mais respeitosa e acessível, mas também para aumentar a sensação de pertencimento, acolhimento e segurança a todos.
Saiba mais: Boa comunicação é essencial para a construção da cultura de ética nas corporações, afirmam especialistas
Descomplique a comunicação entre os setores
Trâmites burocráticos e demorados para trocas de informações entre departamentos gera estresse, dificuldades e travas na comunicação interna. Além disso, reforça a ideia de que o ambiente profissional permite, e até mesmo incentiva, o isolamento dos grupos, assim como a retenção das informações.
Para impedir isso é preciso que os setores possam se comunicar de forma simples e ágil, descomplicando a troca de conhecimento, dados e dúvidas. Isso pode ser feito tanto com o auxílio de ferramentas tecnológicas, como os chatbots, quanto eliminando as barreiras físicas.
Seja sempre transparente com seus colaboradores
A falta de transparência com os funcionários é um dos principais motivos para o desengajamento, surgimento de boatos e críticas, aumento no estresse, ansiedade e dúvidas. Para impedir que isso aconteça é importante ser claro com seus colaboradores, tanto em relação aos pontos positivos quanto com as dificuldades que o negócio possa estar enfrentando.
Transmitir de forma clara gera mais confiança entre os profissionais e a empresa, além de deixá-los conscientes sobre seu papel na reversão do cenário. Algo que potencializa sua motivação e engajamento em ajudar a reverter o problema. Além disso, evita que os colaboradores se sintam enganados e deslocados.
Aposte na pluralidade de meios de comunicação
Alguns colaboradores podem preferir receber informações escritas, enquanto outros possuem maior facilidade com áudios ou vídeos. Gerar relatórios sempre em planilhas pode ser cansativo, mas se forem intercaladas com slides, ou até mesmo explicações em áudio para momentos em que o profissional não tem tanto tempo para parar e analisar um documento, a transmissão da mensagem pode funcionar ainda melhor.
Saber como adaptar e tirar máximo proveito das ferramentas é essencial para garantir uma boa comunicação interna em sua empresa. E, ao demonstrar preocupação com a qualidade do entendimento dos profissionais, isso auxilia na motivação e engajamento dos envolvidos.
Esteja disponível para ouvir seus colaboradores
A comunicação interna em uma empresa é também sobre saber ouvir! Colaboradores que se sentem ouvidos serão mais engajados, além de gerar equipes mais produtivas, inovadoras e determinadas a fazer parte das soluções. Por isso, é fundamental criar meios de ouvir seus funcionários.
Através da troca as lideranças, gerência e RH podem saber com maior facilidade sobre falhas, problemas e dificuldades que apenas os profissionais envolvidos rotineiramente nos processos podem notar. Isso pode ser feito através de softwares desenvolvidos para comunicação interna, momentos de feedback, entre muitas outras estratégias.
Invista do reconhecimento
Sendo a comunicação interna sobre troca de informações, sugestões, críticas e opiniões, ela deve também ser uma oportunidade de reconhecer seus colaboradores. Informar as equipes sobre as conquistas obtidas pelos seus esforços, informes sobre os profissionais com melhor rendimento, comportamento ou ideias para projetos são algumas das formas de fazer isso.
Torne o profissional o protagonista
É importante lembrar que uma boa comunicação interna, capaz de engajar seus colaboradores, não deve ser unilateral. Investir em práticas que traga os profissionais para o protagonismo é essencial, tanto para melhorar a qualidade das práticas quanto para garantir uma melhora no clima e cultura organizacional e aumento no engajamento.
Para fazer isso pode-se criar grupos de minorias para conversas, debates e conscientização, espaços para conversas, incentivo para que os próprios profissionais criem seus conteúdos informativos e um local para disponibilizá-los, pesquisas e acompanhamento dos resultados, entre muitos outros.
Ferramentas que podem ser utilizadas para garantir uma boa comunicação interna:
Ao escolher quais ferramentas utilizar para melhorar a comunicação interna é importante lembrar que não precisa se limitar a apenas uma ou algumas. Elas podem ser complementares, sendo utilizadas conforme o tipo de informação que pretende transmitir e qual é o público que vai recebê-la. Algumas das mais utilizadas são:
- Redes sociais corporativas
- Grupos internos da empresa;
- Intranet;
- Murais;
- Revistas e jornais;
- Newsletter;
- TV corporativa;
- E-mail marketing interno;
- Eventos e treinamentos.
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Para ter tempo de investir nessas e outras ferramentas é importante apostar em soluções que descompliquem a rotina da empresa, especialmente do setor de RH, um dos responsáveis pela comunicação interna do negócio. Uma forma de fazer isso é conhecendo mais da Employer, local onde encontra uma série de tecnologias capazes de facilitar e agilizar sua empresa. Sempre com segurança e responsabilidade!
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Até o próximo artigo!
