10 dicas para ser mais organizado no trabalho
A produtividade é uma característica cada vez mais buscada, tanto por empresas, que desejam alcançar metas e usar bem o tempo dos colaboradores, como pelos indivíduos, que anseiam concluir suas aspirações profissionais e pessoais. Bem, a melhor forma de aumentar a produtividade sem prejudicar nossa saúde mental é a organização.
Ser organizado melhora o desempenho, a concentração e o foco. Quanto mais organização houver no ambiente de trabalho, mais fácil será cumprir os prazos e concluir projetos. Então, como ser organizado pode te ajudar a ter mais qualidade de vida? E quais dicas podem ajudá-lo?
Organização e qualidade de vida
Ser organizado te ajuda a alcançar metas
Quais são os seus objetivos de carreira? Listar metas podem ajudá-lo a se organizar para alcançá-las, principalmente porque torna possível enxergarmos o passo a passo até o nosso alvo. Além disso, ao se organizar bem você certamente terá mais tempo disponível para investir em projetos extras, como um curso que deseja fazer há algum tempo.
Ser organizado te dá mais qualidade de vida
A organização pode contribuir para você ter um equilíbrio entre a vida pessoal e profissional, já que é mais provável que conclua suas atividades durante o horário de trabalho, em vez de precisar levar tarefas para casa, responder e-mails fora de horário, aproveitar melhor o fim de semana e diminuir o estresse e a ansiedade, comuns quando se tem trabalho acumulado.
Ser organizado aumenta sua produtividade e foco
Ao se organizar, você consegue dedicar mais tempo para concluir suas tarefas de trabalho em vez de procurar notas, mensagens atrasadas e examinar as atividades que precisa realizar. Além de melhorar a comunicação, o que impulsiona toda a equipe a ser mais produtiva.
Além disso você consegue se concentrar melhor nas suas tarefas com menos distração em potencial, pois você tem uma visão limpa do que precisa fazer e quanto tempo tem para fazer.
10 dicas para ser mais organizado
Como vimos, existem muitas vantagens de se ter um estilo de vida mais organizado. Ainda assim, não é fácil organizar a rotina, por isso, elaboramos algumas dicas que podem ajudá-lo:
1 – Organize seu tempo disponível
Planeje seu calendário semanal com antecedência, organizando as tarefas em horários específicos do dia, o que ajuda a minimizar as distrações. Se possível, anote cada atividade e tenha sempre de modo visível, para poder ajustar conforme apareçam solicitações e reuniões de última hora.
2 – Estabeleça uma rotina
Ao estabelecer uma rotina bem definida, você formará hábitos que vão te dar estrutura para realizar suas tarefas e tornar seu dia mais tranquilo. Quanto mais você se esforçar para cumprir uma rotina, mais automático será trabalhar dentro daquele horário estipulado.
3 – Siga sua programação
Embora imprevistos estejam sujeitos a acontecer, quando se tem um cronograma bem estabelecido, é mais fácil retornar às atividades que precisa fazer, além de te auxiliar em projetos maiores e que dependem de outras pessoas, pois eles confiarão que você realizará a sua parte.
Por isso, mantenha o foco nas atividades pré-estabelecidas, revisitando a ordem de prioridade entre elas.
4 – utilize seu calendário de e-mail
Fazer isso pode te ajudar a se organizar em reuniões de trabalho, tendo em vista que calendários de e-mails podem ser configurados para enviar alertas com antecedência, permitindo que você se prepare a tempo. Eles também são úteis para você inserir prazos e datas de vencimento de projetos!
Você sabe quais são as redes sociais corporativas mais usadas? Confira aqui.
5 – Faça anotações
Anotações são essenciais para você saber informações que precisa e poder consultá-las mais tarde, sem se preocupar em esquecer ou não, diminuindo a ansiedade. Por isso, tenha um bloco de notas e uma caneta ao lado, ou se preferir um aplicativo no celular ou no computador. Seja como for, considere escrever notas de reuniões, datas importantes e tarefas.
Nesse tópico, experimente separar as anotações por cores, para que você saiba entender as tarefas de forma prática e rápida.
6 – Não seja multitarefas!
Em vez de fazer várias tarefas ao mesmo tempo, concentre seus esforços em uma atividade de cada vez. Isso vai ajudá-lo a evitar erros, diminuir o estresse e cumprir prazos. Você também pode se sentir mais realizado ao ver que está concluindo projetos e atividades. Isso pode impulsioná-lo a começar a próxima atividade.
7 – Faça pausas regulares
Ao concluir uma tarefa, faça uma pausa, levante-se e dê um passeio rápido pelo ambiente. Aproveite o ar livre, o sol e beba uma água ou um café. Fazer uma pausa pode ajudá-lo a se manter concentrado e minimizar as distrações, visto que você terá um momento específico para isso. Uma técnica muito conhecida é a pomodoro, que consiste em fazer intervalos de 5 minutos a cada 25 minutos trabalhados.
8 – Reserve um horário para responder mensagens
Passar o dia todo respondendo mensagens não apenas se torna cansativo como atrapalha a produtividade e a organização. Por isso, reserve um horário específico para verificar suas mensagens e e-mails. Neste tempo, responda as mensagens prioritárias e organize quais precisará reler ou responder depois. Manter o aparelho silenciado pode fazer bem para a sua saúde mental.
Considere também fazer ligações rápidas e, se possível, falar pessoalmente sobre um assunto pendente.
9 – Mantenha o seu redor limpo e organizado
Tenha organizadores para que a sua mesa de trabalho fique organizada, com cada coisa em seu espaço específico. Livre-se de papéis desnecessários e setorize um lugar para diferentes atividades, incluindo o celular e o notebook. Ter um ambiente limpo te dará mais ânimo para trabalhar e focar no que precisa fazer!
10 – Use as ferramentas corretas
Faça bom uso de aplicativos e ferramentas como Trello, Asana e outros. Hoje, existem inúmeras tecnologias que podem ajudar na elaboração de relatórios e notas. Além disso, redes sociais corporativas são muito úteis para organizar todo o time! Também procure por planners diários, semanais ou mensais, que podem te ajudar a organizar cada minuto do seu dia.
A Employer elaborou uma planner completa com visualização semanal e mensal! Para baixar de forma gratuita, clique aqui. Saiba também sobre outras soluções práticas para o dia a dia no Blog da Employer.
