A gestão de tempo é uma das soft skills mais valorizadas no mercado de trabalho atual. Necessária para todas as funções e setores, ela se torna ainda mais relevante para áreas como o RH, que servem como base para a empresa. Afinal, atrasos nas atividades do Recursos Humanos podem gerar problemas em toda a estrutura do negócio.
Por isso, ter equipes capacitadas para exercer essa habilidade se tornou essencial. Para começar a integrar a gestão de tempo em sua rotina, assim como do restante das equipes, existem algumas dicas essenciais. Confira quais são no artigo de hoje!
Gestão de tempo: o que é e por que é importante?
A gestão de tempo é a capacidade de usar seu tempo de forma mais consciente, conseguindo elencar níveis de prioridade para suas atividades e, com isso, se tornar mais produtivo e eficiente.
É uma soft skill que não se limita a “fazer mais em menos tempo”, mas sim em fazer suas atividades com mais qualidade e agilidade no tempo disponível.
No ambiente corporativo é uma habilidade essencial para garantir maior eficiência e produtividade na rotina profissional. Especialmente em um setor como o RH, que realiza contratações de profissionais importantes para o funcionamento do negócio, ações de desenvolvimento que auxiliam na maximização de seus talentos, entre várias outras funções que influenciam na produtividade da companhia como um todo.
Vantagens de um RH que desenvolve a gestão de tempo
Ao utilizar a gestão de tempo, o RH aprende a listar suas atividades de forma mais estratégica, considerando seu grau de importância e tendo uma visão clara da agenda diária. Isso permite que desenvolva a sensação de ter mais tempo no seu dia, já que utiliza sua jornada de trabalho de forma que suas tarefas parecem ser finalizadas rapidamente.
Além disso, a gestão de tempo auxilia no equilíbrio entre a vida pessoal e profissional, impedindo que precise levar para o lar preocupações e atividades que devem ser feitas durante a jornada de trabalho. Algo que também influencia na diminuição do estresse e do esgotamento, dois graves problemas do mercado de trabalho atual.
Outra vantagem da gestão de tempo para o RH é a possibilidade de eliminar maus hábitos. A procrastinação e falta de concentração são dois itens bastante prejudiciais. Porém, em muitos casos, acabam surgindo devido à rotina exaustiva e falta de uma gestão adequada das suas funções e horários. Algo alterado ao inserir a gestão de tempo em sua rotina, o que permite que se torne um profissional mais produtivo.
Como tornar seu RH mais produtivo
Existem diversas estratégias que podem ser utilizadas para otimizar a gestão de tempo no seu RH, sendo preciso compreender quais se encaixam melhor à sua rotina e negócio. Porém, algumas se destacam por funcionar bem em grande parte das situações. São elas:
Faça um planejamento estratégico
A falta de clareza sobre o que deve ser feito durante a jornada de trabalho é um dos principais desafios para os profissionais. Além de diminuir a produtividade e agilidade das tarefas, ela também causa aumento no estresse e esgotamento, levando até mesmo a problemas graves como o burnout.
É fundamental ter uma visão clara do que realizar em seu dia, semana e até mesmo mês. Para isso é necessário ter um planejamento estratégico da sua agenda, dividindo suas tarefas entre aquelas que são urgentes, as que devem ser feitas o quanto antes e as que podem esperar um pouco mais.
As categorias de importância podem variar conforme local, cultura e forma de trabalho do RH, mas é essencial utilizar esse planejamento para definir prioridades. O que é prioridade, quais dependem de entregas de outros profissionais, entre outros elementos que ajudam a trazer mais clareza para sua rotina.
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Use métodos para organizar seu tempo
A técnica Pomodoro é uma das mais populares no ambiente profissional, e pode ser excelente para integrar a gestão de tempo ao seu RH. Com ela são definidos blocos de 25 minutos de foco total à atividade que está sendo realizada, com pausas de 5 minutos para descanso.
Essa forma de trabalho é interessante para aprender a gerir seu tempo, pois lhe permite listar, realizar e finalizar suas tarefas com uma sensação mais palpável de conclusão. Além disso, insere em suas obrigações o tempo de descanso, fundamental para que consiga ser mais produtivo durante o trabalho.
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Otimize o ambiente de trabalho
Tempo gasto em atividades operacionais cansativas e longas, em busca de documentos ou informações que poderiam ser de fácil acesso, entre outros pequenos percalços da rotina, são extremamente prejudiciais para a produtividade. Para evitá-los é preciso ter um local de trabalho otimizado e organizado.
Isso significa, por exemplo, utilizar plataformas ou softwares de gestão de pessoas, admissão, departamento pessoal ou Recursos Humanos que auxiliem nessa otimização. Nelas é possível automatizar atividades operacionais que, de horas e dias, passam a levar apenas segundos ou minutos.
Além disso, possibilitam armazenar, organizar e analisar informações para que seu RH tenha fácil acesso e auxílio na geração de relatórios e consultas. Benefícios que economizam um grande período de tempo em sua jornada de trabalho, além de facilitar as atividades e auxiliar em uma rotina mais confortável, ágil e saudável.
Saiba dizer não e delegar tarefas
Negar atividades é um grande desafio a muitos profissionais, especialmente em um setor que atende tantos colaboradores e obrigações. Porém, é algo essencial para conseguir que seu RH possa desenvolver a capacidade de gerenciar seu próprio tempo.
Ao listar suas prioridades é preciso, sempre que surge uma nova tarefa, questionar se ela vai de encontro às tarefas que já precisa realizar. Compreender qual é mais essencial e, caso a nova não ultrapasse o grau de importância, ser capaz de delegá-la a outro colaborador que possa até mesmo realizá-la com maior qualidade.
A clareza sobre os papéis e responsabilidades de cada membro da equipe é outra vantagem dessa dica, que ajuda não só a gerenciar melhor o tempo de todos, mas também a tornar a rotina mais confortável e saudável para a equipe.
Segmente tarefas grandes em pequenas
Muitas tarefas parecem assustadoras devido a sua complexidade ou demora, algo que pode potencializar o instinto de procrastinação e desânimo do profissional. Para impedir isso, e facilitar a gestão do seu tempo, é necessário quebrar essas atividades em tarefas menores, que simplificam o processo e o tornam menos penoso.
Com isso, você pode potencializar a sensação de conclusão, já que estará finalizando atividades, e ainda terá uma visão mais clara de todo o processo. Algo que permite acompanhar de forma mais detalhada e gerenciar melhor o tempo gasto.
Elimine as tarefas simultâneas e distrações
O profissional multitarefa acaba sendo um mito que complica a vida de muitos indivíduos. Ao realizar mais de uma tarefa simultaneamente, você força seu cérebro a alternar entre diferentes locais, o que prejudica seu foco em todas elas e pode diminuir a qualidade com a qual as realiza.
Algo que, além de diminuir sua produtividade, aumenta a exaustão mental, um dos aspectos que leva ao adoecimento. Para gerenciar melhor seu tempo, o ideal é exercitar o foco pleno em uma atividade por vez, se organizando para realizá-la até o fim em um determinado período de tempo.
Isso significa tanto deixar de realizar várias tarefas de trabalho simultaneamente, mas também evitar notificações e outras formas de interrupção. Algo que vale para redes sociais, e-mails e mensagens de trabalho que atrapalham sua concentração.
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O descanso é parte essencial da gestão de tempo!
Como comentamos anteriormente, o descanso não só pode como deve fazer parte da sua rotina. Ele possui um papel essencial na gestão de tempo, pois ao relaxar a mente e o corpo é possível recuperar a energia e aumentar a capacidade de trabalhar ainda melhor e mais rápido em seguida.
Por isso, insira a gestão de tempo e o autocuidado à cultura organizacional, levando seus benefícios para o negócio como um todo. E não se esqueça de usar a tecnologia a seu favor para isso!
Para aprender ainda mais sobre mercado de trabalho, dicas para a rotina do seu RH, tendências e muito mais, fique de olho nos outros artigos do nosso blog. Nos siga também nas redes sociais e fique bem informado a todo momento.
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Até o próximo artigo!
