A Employer Live deste mês aconteceu no dia 21 de agosto, no Palco Virtual da Employer. O assunto da vez foi os desafios e as particularidades do fechamento de ano para as empresas, com foco especial na folha de pagamento e no 13º salário.
O evento contou com a participação dos especialistas Vlademir Gonzales, consultor na área trabalhista; Shirlei Zanette, Gerente de BPO; e Jaqueline Becker, Consultora, Professora, Autora de livro e Coach.
Com anos de experiência na área, eles relataram cases e compartilharam estratégias práticas sobre como a liderança e o RH podem atuar em conjunto para evitar impactos financeiros e garantir um fim de ano tranquilo.
A importância do planejamento no fim de ano
Shirlei começou o debate falando que, com a proximidade do fim do ano, a folha de pagamento, o 13º salário e o eSocial trazem uma série de responsabilidades e encargos trabalhistas.
Sobre o assunto, Jaqueline complementa, afirmando que o período entre novembro e janeiro se torna particularmente intenso para o RH. Afinal, há um grande volume de tarefas relacionadas a férias, rescisões e horas extras. Para gerenciar essa “turbulência”, o planejamento e a comunicação são fundamentais.
É crucial que as empresas se organizem, definam datas para os pagamentos com antecedência e comuniquem essas informações internamente. Isso inclui a data de pagamento do 13º salário, o processo de pagamento das férias e as datas de contratação.
Essa antecipação impacta não apenas o clima organizacional, mas também a gestão de fornecedores e o planejamento de pessoal, como a contratação de temporários.
Tecnologia como aliada do RH
Nesse cenário, Vlademir ressalta que a tecnologia é essencial para o RH, especialmente no fechamento de ano.
Portanto, como Jaqueline acrescenta, o uso de sistemas integrados que se comunicam, como os de folha de pagamento e ponto, reduz o esforço manual e a chance de erros.
Ter um bom sistema para gerar relatórios e identificar inconsistências é crucial para uma conferência precisa da folha. Além disso, mesmo que o 13º salário seja um processo mais automático, ainda exige conferência atenta para garantir a precisão, principalmente em relação a afastamentos e maternidades.
Por isso, a assinatura eletrônica de documentos e o armazenamento digital economizam tempo e espaço físico, algo especialmente relevante em um período de grande volume de papelada, conforme explica Vlademir.
Cuidados essenciais com férias e 13º
Junto a isso, a programação de férias é um ponto crítico. A empresa precisa definir o melhor período para cada área em um planejamento anual, evitando que o setor financeiro seja pego de surpresa. Ou seja, a comunicação entre o RH e a liderança é vital para garantir que a equipe não seja desfalcada mais do que o necessário durante o recesso. Sobre o assunto, Jaqueline afirma:
“Como RH temos que atender outras áreas. Então, temos que atender quem fica, no período das férias coletivas. Por isso, programar as férias com cuidado e carinho, pensar que o RH também precisa descansar, mesmo que o fim do ano seja um período mais intenso para o setor.”
Para o 13º salário, Shirlei ressalta que a atenção aos detalhes é essencial. É importante conferir os afastamentos e os avos de pagamento, especialmente para funcionários em licença-maternidade. Ainda, Vlademir reforça que a empresa deve se organizar financeiramente para quitar a primeira parcela até novembro.
Além disso, é preciso evitar admissões próximas a recessos coletivos, pois isso pode gerar impactos financeiros inesperados. Também, Shirlei aponta a importância de revisar a tabela de naturezas do eSocial. Principalmente em relação a consignados e licenças-maternidade, para garantir que as incidências estejam corretas.
Conclusão
A expertise humana é insubstituível, mas a automação de processos com tecnologias especializadas é essencial. Vlademir exemplifica isso ao contar o caso de uma empresa que, por falta de organização e um sistema adequado, pagava o mesmo valor duas vezes aos funcionários. Isso reforça a necessidade do olhar atento do RH para evitar prejuízos.
Por fim, a comunicação, que pode parecer óbvia para o RH, é um pilar de sustentação para que a equipe e a liderança compreendam os processos e evitem problemas. A colaboração entre as áreas, a atenção aos detalhes e o uso estratégico da tecnologia são a combinação ideal para que as empresas enfrentem os desafios do fim de ano com tranquilidade e sem sustos financeiros.
Para se aprofundar no tema
Se você é profissional de RH ou gestor e quer se aprofundar neste tema, assista ao replay da Employer Live no Palco Virtual da Employer.
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