A Reforma Tributária está em vigor desde janeiro de 2026. Mas, ao contrário do que muitos imaginam, ela não alterou diretamente o contracheque do trabalhador nem os encargos trabalhistas pagos pelas empresas.
Então, por que tanta gente está falando sobre impacto na folha de pagamento? Porque a reforma mexe em algo estrutural: a forma como os tributos sobre consumo são cobrados. E isso, sim, tem reflexos indiretos importantes para pessoas jurídicas e, eventualmente, para pessoas físicas.
Com a publicação da Lei nº 15.270/2025, foi instituída uma nova tabela de cálculo mensal, prevendo isenção do imposto para contribuintes com rendimentos de até R$ 5.000,00, além de uma redução do imposto que ocorre de forma linear e decrescente, até zerar, para rendimentos situados na faixa entre R$ 5.000,01 e R$ 7.350,00. As novas regras já estão em vigor e impactam diretamente a renda líquida dos trabalhadores.
Neste conteúdo, vamos separar o que muda para as empresas (PJ – Pessoa Jurídica) do que muda para os trabalhadores (PF – Pessoa Física). Vamos esclarecer dúvidas, mostrar o que realmente está valendo e o que ainda depende de regulamentação. E, claro, explicar como sua empresa pode se preparar com segurança técnica para esse novo cenário.
A reforma aprovada impacta a folha de pagamento?
Não diretamente. A Reforma Tributária, instituída pela Emenda Constitucional 132/2023, altera os tributos sobre consumo. Ou seja: PIS, Cofins, ICMS e ISS estão sendo substituídos gradativamente pela CBS (federal) e pelo IBS (estadual e municipal).
A estrutura da folha de pagamento, salários, INSS patronal, FGTS, IRRF e os demais encargos, permanece exatamente a mesma. Nada mudou nesse ponto.
Porém, os impactos indiretos existem e merecem atenção:
Créditos tributários: com o novo sistema de não cumulatividade plena, empresas optantes pelo Lucro Real, Lucro Presumido e Simples Nacional (neste caso, quando houver recolhimento por fora do DAS) poderão aproveitar créditos de CBS e IBS sobre despesas e custos relacionados a serviços contratados. Isso inclui, por exemplo, serviços de trabalho temporário e BPO de RH, o que pode gerar redução da carga tributária e, consequentemente, do custo efetivo das operações.
Custo dos serviços terceirizados: as empresas prestadoras de serviços precisam adequar suas notas fiscais para destacar CBS e IBS. Esse ajuste pode impactar o preço final do serviço para o contratante.
Planejamento tributário: a análise da folha de pagamento como custo empresarial precisa ser revisitada. Empresas que, anteriormente, não se beneficiavam do regime não cumulativo passam, com a nova sistemática tributária, a ter a possibilidade de aproveitamento de créditos. Além disso, com a uniformização da tributação sobre o consumo, torna-se ainda mais relevante a revisão da estrutura de contratação, visando à adequada gestão da carga tributária sobre a renda (IRPJ e CSLL).
Portanto, o impacto da reforma tributária na folha de pagamento existe, mas ele é indireto e depende do regime tributário de cada empresa. Por isso, a recomendação é clara: necessita análise técnica caso a caso.
E o Imposto de Renda Pessoa Física (IRPF)?
A Reforma Tributária aprovada não alterou o Imposto de Renda da Pessoa Física. Porém, uma outra lei (n° 15.270/2025), aprovada em novembro de 2025 e em vigor desde 1º de janeiro de 2026, trouxe mudanças significativas para o bolso do trabalhador.
As novas regras do IRPF são:
Isenção total para rendimentos mensais de até R$ 5.000,00
Redução parcial e decrescente para rendas entre R$ 5.000,01 e R$ 7.350,00
Para rendas acima de R$ 7.350,00, não há benefício adicional
Na prática, trabalhadores com carteira assinada, servidores públicos, aposentados e pensionistas que recebem até R$ 5.000 por mês deixaram de ter o imposto retido na fonte desde janeiro de 2026. O impacto já é sentido no contracheque.
Importante: para a declaração do Imposto de Renda de 2026 (ano-base 2025), a nova regra ainda não se aplica. Ela só será refletida na declaração entregue em 2027.
Além disso, a nova lei criou:
Alíquota mínima de IR para altas rendas: A partir do ano-exercício de 2027 (referente ao ano-calendário de 2026), a pessoa física que auferir rendimentos anuais superiores a R$ 600.000,00 ficará sujeita à apuração de uma tributação mínima do Imposto de Renda, calculada na Declaração de Ajuste Anual (DAA), mediante a aplicação de alíquotas progressivas:
a) de 0% a 10%, para rendimentos anuais superiores a R$ 600.000,00 e inferiores a R$ 1.200.000,00; e
b) de 10%, para rendimentos anuais iguais ou superiores a R$ 1.200.000,00.
Tributação de dividendos: Passa a incidir Imposto de Renda Retido na Fonte (IRRF), à alíquota de 10%, sobre lucros e dividendos quando os valores pagos, creditados, entregues ou empregados por uma mesma pessoa jurídica a uma mesma pessoa física, dentro de um mesmo mês, excederem o montante de R$ 50.000,00.
Ou seja: para o trabalhador comum, o benefício veio na forma de isenção. Para altas rendas, houve aumento da tributação.
O que empresas precisam monitorar?
Para as empresas, especialmente os setores de RH e Departamento Pessoal, a reforma trouxe uma série de pontos de atenção. Listamos os principais:
Emissão de notas fiscais
A partir de 2026, as notas fiscais eletrônicas (NF-e, NFS-e, CT-e) já precisam destacar os novos impostos — CBS e IBS. Isso vale para todos os fornecedores. Empresas contratantes precisam validar se seus parceiros estão emitindo notas corretamente. Caso contrário, podem perder o direito ao crédito tributário.
Contratos de terceirização e trabalho temporário
A forma como os serviços são contratados pode impactar diretamente a geração de créditos de IBS e CBS. Serviços de trabalho temporário, BPO de RH, consultorias e treinamentos, todos podem gerar créditos, desde que devidamente documentados e que a contratante esteja no regime tributário adequado.
Regime tributário: empresas optantes pelo Lucro Real, Lucro Presumido e Simples Nacional (neste caso, quando houver recolhimento por fora do DAS) precisarão revisar a parametrização de seus sistemas fiscais, uma vez que despesas e custos passaram a gerar direito ao aproveitamento de créditos de CBS e IBS.
A folha de pagamento interna, por si só, não gera direito a crédito desses tributos. Por outro lado, a contratação de serviços terceirizados de recursos humanos — como recrutamento e seleção, gestão de benefícios ou processamento de folha — pode gerar créditos, por se tratar de prestação de serviços realizada por pessoa jurídica contribuinte de CBS e IBS.
Em contrapartida, contratações diretas de pessoas físicas não dão direito a crédito, uma vez que tais prestadores não são contribuintes desses tributos.
Sistemas de gestão
Softwares de folha de pagamento, ERPs e sistemas de gestão contábil, fiscal e financeira precisam estar atualizados para assegurar a correta apuração dos novos tributos incidentes sobre serviços contratados, bem como das alterações relacionadas à tributação da renda (Imposto de Renda).
A utilização de sistemas desatualizados pode resultar em erros de cálculo, perda de créditos tributários e inconsistências no cumprimento das obrigações fiscais, aumentando o risco de questionamentos por parte do fisco.
Para garantir que sua empresa não perca prazos nem oportunidades de creditamento, contar com uma gestão de folha integrada e atualizada faz toda a diferença. Soluções como o BPO Folha da Employer e a Webfopag já estão preparadas para as novas regras, oferecendo segurança e precisão nos cálculos.
Quem ganha entre R$ 5 mil e R$ 7 mil terá redução parcial?
A partir de 1º de janeiro de 2026, quem recebe entre R$ 5.000,01 e R$ 7.350,00 por mês passa a ter uma redução no valor do imposto, que acontece de forma gradual (linear). Ou seja, quanto maior a renda dentro dessa faixa, menor será o benefício, até deixar de existir no limite de R$ 7.350,00.
Exemplo prático de como funciona a redução do IR:
Vamos imaginar o caso do trabalhador, que recebe um salário mensal de R$ 5.200,00.
Apesar de ter desconto de INSS de R$ 530,00 (o que reduz sua base de cálculo do IR para R$ 4.670,00), para fins de enquadramento na nova regra de redução do imposto, deve ser considerado o rendimento bruto tributável, ou seja, os R$ 5.200,00.
1. Cálculo do IR antes da redução
Salário bruto: R$ 5.200,00
(-) INSS: R$ 530,00
Base de cálculo: R$ 4.670,00
Aplicando a alíquota de 27,5%:
IR calculado: R$ 1.284,25
(-) Parcela a deduzir: R$ 908,73
IR apurado: R$ 375,52
2. Aplicação da nova regra de redução
Agora entra a novidade da lei.
A redução do imposto é calculada com base no rendimento bruto:
Fórmula:
Redução = R$ 978,62 – (0,133145 × renda)
Aplicando ao caso do trabalhador:
Redução = R$ 978,62 – (0,133145 × 5.200)
Redução = R$ 978,62 – R$ 692,35
Redução: R$ 286,27
3. Valor final do imposto
Agora basta subtrair:
IR apurado: R$ 375,52
(-) Redução: R$ 286,27
Imposto devido: R$ 89,25
Atenção: essa mudança não está na Reforma Tributária do Consumo. Ela veio por meio de um projeto de lei específico, aprovado e sancionado em novembro de 2025.
O que muda no RH com a Reforma Tributária?
A Reforma Tributária, embora não mexa diretamente nos encargos trabalhistas, altera profundamente a forma como o RH se relaciona com a área fiscal e financeira. Veja algumas mudanças práticas:
Responsabilidade compartilhada
O RH agora precisa garantir que os dados de fornecedores, especialmente empresas de trabalho temporário, recrutamento e BPO, estejam corretos para a emissão de notas fiscais com destaque de CBS e IBS. Informações erradas podem levar à perda de créditos tributários para a empresa.
Planejamento de benefícios
Alguns benefícios podem ter tratamento tributário diferenciado no novo sistema. Vale-alimentação, vale-transporte, planos de saúde e auxílios diversos precisam ser revisados para entender como serão tratados pela CBS e IBS. Em alguns casos, a forma como o benefício é estruturado pode impactar a geração de créditos.
Comunicação com o colaborador
O RH será o canal para explicar aos colaboradores as mudanças que impactam o contracheque, como a nova isenção e redução do IRPF, e também por que eventuais mudanças no custo de serviços terceirizados podem impactar a empresa.
Atualização cadastral e conformidade
Com as novas regras de creditamento, manter os dados dos colaboradores e fornecedores atualizados tornou-se ainda mais crítico. Informações inconsistentes podem gerar perda de créditos e problemas fiscais .
Em momentos de transição como este, ter um parceiro que domina tanto a parte de RH quanto a legislação tributária é um diferencial estratégico. A Employer, com mais de 39 anos de experiência e mais de 40 unidades operacionais em todo o país, oferece o suporte técnico que sua empresa precisa para navegar com segurança.
O que sua empresa deve fazer agora?
O momento é de preparação. Empresas que agirem agora sairão na frente, evitando dores de cabeça no futuro. Aqui está um guia prático:
1. Mapeie contratos de fornecedores de RH e serviços terceirizados
Levante quais empresas prestam serviços de colocação de temporário, BPO, recrutamento, treinamento ou consultoria. Verifique se elas já estão emitindo notas fiscais com destaque de CBS e IBS.
2. Revise o regime tributário com sua contabilidade
Converse com seu contador ou consultoria tributária para reavaliar o regime atual da empresa. Com as mudanças trazidas pela reforma, o aproveitamento de créditos de CBS e IBS deixa de ser exclusivo de determinados regimes, o que pode impactar diretamente a escolha mais vantajosa.
Nesse cenário, é importante analisar se a permanência no Lucro Real ainda faz sentido ou se outros regimes podem se tornar mais eficientes do ponto de vista tributário.
3. Atualize seus sistemas de gestão
Softwares de folha de pagamento, ERP e sistemas contábeis, fiscais e financeiros precisam estar atualizados e preparados para apurar corretamente os novos tributos, além de gerar as obrigações acessórias exigidas.
4. Capacite equipes de RH e DP
O Departamento Pessoal precisa entender as novas regras de creditamento e emissão de notas. Treinamentos internos ou com parceiros especializados são essenciais.
5. Acompanhe a regulamentação
As alíquotas definitivas da CBS e IBS ainda serão definidas por leis complementares. As regras de transição, os regimes específicos por setor e os tratamentos diferenciados para algumas atividades ainda estão em discussão. Manter-se atualizado é fundamental.
A Reforma Tributária trouxe um novo cenário fiscal para o país. E, junto com ela, a nova regra do IRPF já está mudando o contracheque de milhões de brasileiros.
Para as empresas, os impactos são indiretos, mas nem por isso menos importantes. A gestão de créditos tributários, a revisão de contratos e a atualização de sistemas são desafios que exigem preparo técnico e visão estratégica.
Com mais de três décadas de experiência e um portfólio completo de soluções, da folha de pagamento online (Webfopag) à gestão de benefícios (Benecard), passando pelo ponto eletrônico (Pontofopag) e pelo BPO de RH, a Employer está preparada para ajudar sua empresa a navegar por essas mudanças com segurança e eficiência.
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