Redução de custos em RH: 7 dicas para otimizar os processos internos

Redução de custos em RH: 7 dicas para otimizar os processos internos

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Redução de custos em RH: 7 dicas para otimizar os processos internos

Quando uma empresa é capaz de reduzir custos, ela se torna mais lucrativa, mais rentável e também mais competitiva. Há mais dinheiro a ser investido em melhorias, otimizações e a empresa tem uma estrutura menos inchada.

Porém, essa redução precisa ser feita com cuidado para que cause os efeitos positivos esperados. Nesse sentido, o departamento de RH é altamente estratégico e pode gerar economias importantes sem que haja perda de qualidade.

Quer saber como fazer isso? Então confira 7 dicas para otimizar processos internos e também conseguir uma redução de custos em RH.

Como o departamento de RH pode ajudar a empresa a reduzir custos?

A atuação do RH não deve se restringir à contratação de pessoas. Quando o departamento atua de maneira estratégica, ele oferece possibilidades de reduzir custos de maneira significativa para o negócio, o que gera melhor posicionamento de mercado.

O papel do RH neste cenário inclui questões como:

Maior assertividade de contratação

Ter a pessoa certa no desempenho da função mais adequada dentro da empresa é um fator chave para o sucesso. O colaborador que estiver apto para desempenhar determinada tarefa vai fazê-la com mais eficiência, mais qualidade e em menos tempo. Diminuídas as necessidades de retrabalho, o negócio gasta menos para produzir o mesmo volume.

A contratação certa também impacta na motivação. Um funcionário que não esteja preparado para atuar em certa posição pode se sentir insatisfeito e desmotivado. Como processos seletivos são caros, garantir a retenção de talentos por meio de uma contratação bem feita é fundamental.

Aumento na satisfação dos funcionários

Um bom RH também age para gerenciar a atuação dos colaboradores de modo a oferecer subsídios para a sua motivação. A resolução de conflitos no ambiente de trabalho, o desenvolvimento de lideranças e a oferta de treinamentos adequados estão entre os fatores que ressoam positivamente.

Quando os funcionários ficam motivados, sua produtividade pode aumentar em até 50%. Além disso, estudos mostram que companhias que têm colaboradores motivados conseguem uma performance até 20% superior à da concorrência. Isso diminui os custos de produção do negócio e o torna mais lucrativo.

Melhor gerenciamento de custos

Se é importante reduzir os custos, o RH é capaz de fazer uma análise completa e estratégica dos custos envolvidos em manter um colaborador. Ao dispor das ferramentas certas, o setor é capaz de viabilizar e alocar melhor os recursos disponíveis sem prejudicar os colaboradores.

É o caso de escolher treinamentos muito mais assertivos e estratégicos para o momento da empresa ou demitir um funcionário que por algum motivo comprometa negativamente o desempenho da equipe.

A intenção aqui não se trata de fazer cortes, necessariamente. A questão é: se essas ações forem repensadas de maneira mais estratégica, o resultado vem em forma de economia.

Quais processos internos não podem ser afetados pelos cortes?

Reduzir os custos é, de fato, necessário, especialmente em um momento de crise. Com uma estrutura mais enxuta, a empresa tem mais recursos para investir e se torna mais robusta contra as mudanças.

Ao mesmo tempo, alguns cortes podem trazer mais pontos negativos para a empresa do que benefícios. Com isso, é necessário avaliar com cuidado quais serão os custos cortados e como eles vão impactar nos próximos resultados.

No geral, os processos internos que não podem ser afetados pelos cortes incluem:

Pesquisa e desenvolvimento de tecnologia

Por estar na era digital, é fundamental que a empresa se dedique cada vez mais a desenvolver tecnologias e soluções altamente escaláveis e relevantes para o empreendimento.

Isso gera produtividade, competitividade e também melhora a qualidade do que é ofertado ao cliente no final. Dessa forma, é um setor altamente estratégico e que deve ser poupado de cortes.

Por mais que se pareça com algo dispensável, quanto melhores são os investimentos em tecnologia, mais a sua empresa tem chances de sucesso — especialmente em um momento de crise.

Treinamento e capacitação

O fato de o mercado ser tão dinâmico como é hoje exige que o negócio prepare os colaboradores para encarar diversas situações. O treinamento e a capacitação contínua, por sua vez, são as melhores formas de conseguir esta renovação e atualização de conhecimento.

Reduzir os custos de investimento em treinamento torna os funcionários menos relevantes no mercado de trabalho. Além disso, a qualidade de atuação da empresa também cai.

Basta imaginar uma equipe de vendedores que não passa por treinamento constante. Envolvidos diretamente com o atendimento do cliente, o resultado dessa diminuição de recursos vem em forma de queda na taxa de conversão e satisfação do cliente.

Benefícios para colaboradores

Os benefícios dados a colaboradores formam uma importante matriz de motivação. Ao saberem que têm benefícios que vão além dos salários, como banco de horas, planos de saúde ou remunerações extras, eles se sentem mais motivados a trabalhar e a produzir mais.

Naturalmente, reduzir esses benefícios significa reduzir o estímulo ao trabalho. Em vez de cortar custos, o ideal é avaliar a utilização dos recursos e, a partir daí, conseguir os mesmos resultados a custos menores.

Qualidade

Se a empresa quer se destacar no mercado, ela precisa investir continuamente em qualidade. Por melhor que seja um produto ou serviço, ele sempre pode melhorar mediante o ajuste adequado de certos parâmetros.

Quando a empresa não investe em qualidade, por outro lado, ela força o seu produto a ser cada vez mais irrelevante em um mercado em que a mudança é palavra de ordem. Esse tipo de custo, inclusive, está relacionado à própria destinação de recursos para tecnologia — quanto mais tecnologia a empresa possui, mais ela consegue melhorar a qualidade.

Quando essa deixa de ser uma preocupação da empresa em detrimento dos custos, os clientes notam que o produto já não tem o mesmo valor agregado de antes. Insatisfeitos, eles podem deixar o negócio, o que gera uma perigosa oportunidade para a concorrência.

Como otimizar os processos e reduzir os custos em RH?

Depois de compreender quais processos internos não devem ter os custos reduzidos, você passa a ter a possibilidade de aplicar mudanças que vão tornar a estrutura em geral mais enxuta, de modo a favorecer o sucesso do seu negócio.

Nesse sentido, o RH tem muito a contribuir. Ele mesmo pode sofrer a diminuição de alguns custos que não são estratégicos. Dentre as dicas para otimizar processos e reduzir gastos estão:

1. Defina metas de produtividade para a equipe

As metas são indispensáveis para motivar a equipe e também para medir questões relativas ao progresso de maneira geral. Sem metas de produtividade, as chances de os níveis se manterem do mesmo jeito são grandes.

Com isso, é fundamental entender como anda a situação de produtividade e, a partir daí, traçar metas relacionadas às expectativas. É muito importante, contudo, que elas sejam desafiadoras e alcançáveis, ao mesmo tempo.

Uma meta pouco desafiadora não gera estímulo para ser perseguida, enquanto uma meta inalcançável faz com que a equipe não tenha interesse em tentar atingi-la. Por isso, antes de definir valores e porcentagens, é indicado ponderar se o valor é realmente relevante e se está dentro das possibilidades.

Para que seja possível atingir os resultados, todos devem saber das metas definidas. Com isso, a comunicação interna precisa ser especialmente favorecida de modo que todos compreendam aonde se deseja chegar.

Outras recomendações extras para que este processo aconteça de maneira satisfatória incluem:

  • Ouça quem estiver envolvido no alcance de metas. Ao conhecer quais são os desafios encontrados, é mais fácil traçar metas que correspondam a essa realidade.
  • Ofereça a estrutura necessária. Não adianta estabelecer um aumento de produtividade de 20% para toda a equipe e não garantir que eles tenham acesso a ferramentas que ajudem em todo este processo. Por isso, é necessário dar os subsídios necessários para a consolidação de resultados.
  • Defina métricas para o acompanhamento dessas metas. Com essa análise feita de maneira consistente, é possível identificar de antemão se as metas precisam de algum tipo de ajuste ou como anda o funcionamento de determinada estratégia.

2. Automatize processos

A tecnologia é uma importante aliada para negócios que queiram reduzir custos. Isso é possível graças à automação de processos, como a criação de rotinas altamente escaláveis. Esse tipo de estratégia não apenas reduz os custos por minimizar o tempo necessário, mas também aumenta a confiabilidade e diminui a necessidade de retrabalhos.

Com isso, vale a pena mapear processos internos e descobrir o que pode ser automatizado, total ou parcialmente. No caso do RH, por exemplo, é possível investir em soluções de TI. Nesse caso, a redução de custos em RH vem na forma de holerites interativos ou de sistemas que ajudam no cumprimento das obrigações trabalhistas.

Embora tenha um custo inicial, essa automação, na verdade, é um investimento com foco no longo prazo do negócio e nos benefícios que pode trazer. Para uma automação segura, considere seguir os passos:

  • Observe quais são as necessidades da empresa. Não adianta fazer uma redução nos custos em RH se não for escolhida a ferramenta perfeita e que se encaixa na realidade do negócio. Por isso, é muito importante entender do que o negócio precisa e como certas tarefas podem ser automatizadas.
  • Planeje a mudança de maneira assertiva. Uma vez que a solução ideal seja escolhida, faça um planejamento de implementação. Quanto mais segurança houver no processo de mudança, mais fácil será se adaptar às novidades e mais cedo os resultados aparecerão.
  • Documente e monitore resultados e estratégias. A depender do tamanho do seu RH, por exemplo, automatizar certas funções pode ser uma tarefa e tanto. Nesse caso, é recomendado que as mudanças sejam documentadas conforme acontecem, juntamente dos resultados. Isso garante que, se algo der errado, é possível identificar claramente o gargalo de resultados, o que leva a mais governança e uma atuação mais precisa.

3. Otimize a jornada de trabalho

Outra dica para diminuir os custos associados ao RH é com a otimização da jornada de trabalho. Ter esse tipo de preocupação vai trazer benefícios como o ganho de produtividade, a diminuição do pagamento de horas extras e o ganho de assertividade.

É o caso, por exemplo, de fazer cada empregado manter o foco em tarefas específicas. Isso inclui eliminar ou ao menos diminuir a cultura de multitarefa de profissionais que agem em todas as frentes. Pesquisas mostram que as pessoas que realizam tarefas múltiplas — os multitaskers — são 40% menos produtivos, demoram 50% mais tempo para completar uma tarefa e cometem 50% mais erros.

Dessa forma, o ideal é garantir que cada um mantenha o foco em atividades específicas, nas quais sejam capazes de agregar valor. Isso gera produtividade e agilidade, o que adianta a entrega do produto final. Como resultado, o cliente fica mais satisfeito.

Para ajudar nesta tarefa:

  • Delegue corretamente responsabilidades. Para que um funcionário desempenhe uma tarefa da melhor maneira possível, é fundamental que ele saiba como fazê-la corretamente. Por isso, a delegação de tarefas deve ser feita de maneira estruturada e voltada para capacidades e interesses.
  • Diminua a quantidade de reuniões. Quanto mais tempo os funcionários passam em reuniões demoradas e pouco produtivas, pior é a utilização do tempo na jornada de trabalho. Em vez disso, prefira fazer reuniões pontuais de acompanhamento, mas que não aconteçam o tempo todo e sem motivos.
  • Favoreça a comunicação. Uma boa comunicação interna ajuda na redução dos custos em RH porque sana dúvidas, evita erros e oferece mais segurança para os colaboradores. Além disso, muitos problemas que seriam debatidos em reuniões podem ser trazidos à tona na própria comunicação interna, o que otimiza resultados.

4. Mantenha o foco em treinamento e capacitação

Treinamento e capacitação são dois fatores indispensáveis para que os colaboradores estejam sempre atualizados e com as ferramentas certas para obter os melhores resultados possíveis.

No Brasil, entretanto, a relação entre investimentos em treinamentos e o faturamento da empresa ainda é de 0,83% contra 1,1% nos Estados Unidos.

Atualmente, o Brasil tem pouco mais de 16 horas anuais de treinamento por colaborador, com um gasto médio de R$ 518,00. Por isso, há uma grande oportunidade para que as empresas apostem nesse investimento até mesmo como vantagem competitiva. Como boa parte das empresas ainda não dedica o nível de atenção desejável, começar desde já a implantar um programa de treinamento estruturado favorece os negócios.

Para conseguir resultados melhores, o RH deve ter em mente as questões:

  • Entenda quais são as necessidades dos colaboradores. Para que os recursos sejam adequadamente investidos, eles devem ser aplicados em treinamentos que estejam alinhados com as necessidades dos colaboradores. Por isso, é importante pesquisar, analisar e entender que tipo de conhecimento é mais relevante para o negócio.
  • Invista em treinamento aliado à tecnologia. Com o avanço do mundo digital e dos dispositivos móveis, até mesmo estudar ficou mais fácil. Com isso, não é necessário pensar apenas em estrutura física para treinamentos. Além de adotar treinamentos in company, é possível investir em opções online e no uso de recursos multimídia para favorecer o aprendizado.
  • Faça os treinamentos de maneira contínua. Não adianta fazer um investimento em um treinamento e deixar que os colaboradores fiquem sem atualização por longos meses. Para conseguir ser relevante no mercado, é fundamental se capacitar de maneira contínua e muito frequente.

5. Considere a terceirização como uma opção

Terceirizar atividades que não fazem parte do core business ou da atividade principal do setor também é uma forma de conseguir economizar recursos. No caso, a redução de custos em RH acontece porque há menos questões trabalhistas a serem observadas, já que a equipe terceirizada é de responsabilidade da empresa que foi contratada.

É o caso de terceirizar atividades como centrais de atendimento — como acontece nos call centers —, serviços de limpeza e de segurança. Além de tudo, essa prática aumenta a disponibilidade de funcionários para desempenhar as suas atividades.

Porém, se não for bem observado, o processo de terceirização pode não sair como o que foi inicialmente planejado. Para evitar que isso aconteça, coloque os pontos em prática:

  • Analise muito bem a estrutura da empresa. Por mais que uma determinada atividade não faça parte do core business, talvez ela não seja passível de terceirização. Analise adequadamente e veja se essa é uma solução que vale a pena para o seu negócio.
  • Faça os cálculos. Se uma atividade parece que pode ser terceirizada, você deve avaliar o volume de movimentação na atividade. Se é algo requerido esporadicamente ou que pode ser feito de maneira esporádica, a terceirização vale a pena. Porém, se o volume é muito intenso e a precisão é especialmente necessária, talvez valha mais a pena contratar funcionários.
  • Integre terceirizados a funcionários. O RH também deve se preocupar em realizar uma integração entre os funcionários e os terceirizados. Isso permite uma execução mais correta das funções e favorece o controle de resultados em vários níveis.

6. Renegocie contratos com parceiros e fornecedores

Os contratos com fornecedores podem se tornar obsoletos se não houver uma análise periódica. Por mais que a relação com o fornecedor seja boa, melhores condições podem surgir no mercado ou as necessidades do negócio podem se tornar diferentes.

Uma reavaliação e renegociação de contratos com parceiros e fornecedores, portanto, permite que o negócio obtenha novas e melhores condições de obtenção de serviços e produtos.

Em busca do relacionamento em longo prazo, é comum que parceiros e fornecedores ofereçam mais flexibilidade e até mesmo valores mais baixos, o que reduz os gastos. Para que a negociação seja bem sucedida, coloque em prática as seguintes dicas:

  • Faça cotações com fornecedores e parceiros de qualidade equivalente. A partir da solicitação de orçamento entre empresas equivalentes, o seu negócio vai conseguir identificar se há a oportunidade de pagar mais barato sem que haja perdas de qualidade.
  • Peça por condições diferenciadas. Com esse tipo de cotação em mãos, é possível apresentá-la ao fornecedor atual e negociar novas condições diferenciadas. Valores menores ou formas de pagamento mais facilitadas estão entre as opções. Por querer o relacionamento, é possível que o fornecedor aceite atualizar o contrato.
  • Fique de olho no mercado. Se você permanecer com os fornecedores atuais ou se fizer mudanças radicais, é fundamental ficar de olho no mercado. Pode haver novas soluções e possibilidades que façam com que os contratos passem a ser excessivamente onerosos. Conhecer o mercado, portanto, é fundamental para entender o impacto desse tipo de contrato.

7. Estimule a participação dos empregados

A redução de custos em RH e na empresa como um todo se torna muito mais viável quando os empregados, que são grandes interessados, participam do processo. Com a colaboração deles, é mais fácil chegar a soluções que sejam vantajosas para todos os lados.

Além disso, esse tipo de envolvimento aumenta os níveis de engajamento dos colaboradores, o que faz com que haja mais motivação e mais produtividade — e tudo isso impacta na redução dos gastos.

Nesse cenário, a participação de empregados pode ser estimulada das seguintes maneiras:

  • Peça sugestões e ideias. O feedback não precisa e não deve acontecer somente no sentido liderança/RH para os empregados. Eles também têm opiniões sobre o clima organizacional e sobre o que pode ser melhorado, por exemplo. Assim, é relevante pedir sugestões e ideias para melhorar toda a empresa.
  • Aja de maneira transparente. Para envolver colaboradores, é muito importante oferecer transparência em troca. Ao considerar que 76% dos funcionários não confiam em chefes que não compartilham informações sobre o negócio, quando o RH age de maneira transparente, inspira mais confiança e mais participação.
  • Desenvolva um programa de melhoria contínua. A partir dessas ideias, fica mais fácil estabelecer padrões e novas formas de atuação que estejam em constante desenvolvimento.

A redução de custos em RH é totalmente possível se for feita de maneira estruturada e com foco na otimização de processos internos. Isso significa, inclusive, que é fundamental ficar atento aos processos que não devem sofrer cortes de custos porque impactam diretamente na qualidade.

Ao se preparar para cuidar de questões como ajustes de contratos de fornecimento e participação dos funcionários à automação de tarefas, o resultado é que a empresa se torna mais competitiva e com estrutura mais enxuta.

Como tem sido a redução de custos em RH na sua realidade? Quais são os seus desafios? Não deixe de nos contar nos comentários!

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