Pontos importantes para uma boa política de RH

Pontos importantes para uma boa política de RH

Mais do que criar uma cultura de missão, visão e valores dentro do negócio, a política de Recursos Humanos tem um papel decisivo na gestão dos empregados. As boas práticas do RH contribuem para organizar os contratos de trabalho, desenvolver carreiras e gerir processos internos. Também demonstram que a empresa trabalha na valorização do seu capital humano.

Este artigo começa com algumas questões importantes para os gestores de RH: como está a sua política de gestão de pessoas? Há quanto tempo ela foi feita? Passa por atualização constante? É de conhecimento de todos os empregados?

Para lhe ajudar a estabelecer uma boa política de Recursos Humanos, a Employer separou alguns itens essenciais que devem fazer parte do seu planejamento.

Análise de clima organizacional

A política de Recursos Humanos deve estar alinhada com a realidade da empresa. Por isso é muito importante analisar o clima organizacional, a satisfação dos empregados com a estrutura, as atividades e o relacionamento com colegas e superiores.

A melhor forma de identificar estes pontos é com base em uma pesquisa interna. O seu foco é a gestão de pessoas, portanto, elas são a maior fonte de informações que você pode ter. Elabore um questionário cujas respostas ajudem a identificar os pontos fortes e fracos da empresa e das equipes:

• Qual o nível de satisfação com a infraestrutura da empresa? O que pode ser melhorado?
• Como é a divisão de atividades na área? E o relacionamento com superiores e colegas?
• Qual o grau de conhecimento a respeito de objetivos, metas e resultados individuais?
• Como o empregado enxerga a atuação do RH no seu desenvolvimento?

Deixe um espaço aberto para comentários, críticas e sugestões. As ideias vindas dos trabalhadores certamente vão ajudar a mapear o clima organizacional e, em seguida, desenvolver pontos da política de RH para estimular o crescimento individual e em equipe.

Com base nas informações coletadas na análise de clima organizacional, você também tem informações para…

… Definir métricas para a política de RH

Assim como a empresa tem indicadores, metas de produção, entrega e resultados, o RH também precisa ter suas próprias métricas dentro da política da área. Como defini-las? Pense nas atividades do setor como parte de um conjunto maior de resultados. Avalie, também, as tarefas essenciais de gestão de pessoas que contribuem para atingir estes resultados.

Como é a atuação do RH neste momento? Quais são os pontos positivos e quais pontos devem ser tratados com mais atenção? Por exemplo: se o setor passa mais tempo envolvido com tarefas burocráticas, o que é preciso fazer para melhorar a produtividade da equipe? Que tarefas estratégicas estão em segundo plano e como trazê-las para o foco principal do departamento?

Os processos internos funcionam bem? Informações acessíveis, organização e divisão de tarefas de forma adequada, agilidade no atendimento a empregados e gestores. Se você tem uma boa política de RH, esta é a sua rotina. Mas se no meio do caminho algum processo costuma ser mais demorado ou confuso, é hora de reorganizá-lo.

Descobrir as respostas para estas duas perguntas é o primeiro passo para começar a trabalhar nas métricas específicas da área. Veja quais são algumas métricas bastante comuns aos gestores de RH:

a) Métricas de retenção de pessoas

Enquanto a empresa tem metas de crescimento de mercado, o foco do RH é no crescimento de pessoas e na gestão adequada de todos os trabalhadores. Como mensurar isso?

– Com o desenvolvimento de pessoas de acordo com a política de cargos e salários. Aqui o principal objetivo é potencializar o capital humano que já existe na empresa. Por exemplo: ao invés de recrutar um supervisor de produção, você pode identificar um perfil de liderança dentro do próprio time e investir na sua capacitação.

– Com a redução do turnover. A alta rotatividade é um indicativo importante para o RH – reduzir o índice de demissões é uma excelente meta, que também envolve o planejamento financeiro dos negócios.

– Com o aumento do índice de satisfação dos empregados. A mesma pesquisa de clima organizacional que você viu acima pode ser aplicada novamente em diversos momentos durante o ano. Desta forma é possível mensurar a efetividade das ações do RH.

b) Métricas de desenvolvimento de pessoas

Não adianta ter uma política de cargos e salários se os trabalhadores passam muitos anos em uma mesma função, sem perspectiva de crescimento. Por isso é tão importante pensar em ferramentas de desenvolvimento. Como organizar esta gestão?

– Com um calendário de atividades. Cursos de capacitação, treinamentos, palestras e feedbacks periódicos devem fazer parte deste calendário. Para mensurar os resultados, aplique um questionário ao fim de cada curso e descubra junto aos participantes suas impressões a respeito de cada curso, com foco em desenvolvimento. Qual a avaliação dele a respeito do curso? Que outros temas gostaria de abordar? Qual a periodicidade que ele considera ideal para ter cursos de desenvolvimento profissional?

– Com curvas de crescimento. Os indicadores devem estar sempre em crescimento: isso demonstra que os trabalhadores estão em desenvolvimento dentro da empresa, executam novas funções e entregam resultados cada vez melhores.

Estabeleça as suas próprias metas, compartilhe com toda a equipe e busque ferramentas para atingi-las.

Agora que você já fez o mapeamento de métricas para a área, chegou o momento de avaliar o conteúdo da política de RH. Lembre-se que esta política é um documento importante, precisa contemplar todos os itens que fazem parte dos contratos de trabalho e da gestão de pessoal. É com base nela que você vai gerir estes contratos, tirar dúvidas e informar os empregados sobre os procedimentos da empresa.

Informações gerais para sua política de RH

A política de RH deve contemplar a cultura da empresa, direitos e deveres dos empregados e também informações essenciais sobre a rotina. A seguir você confere algumas sugestões da Employer para trabalhar no seu material.

a) Missão, visão e valores

Esta é e melhor forma de apresentar a empresa aos trabalhadores. Quando eles conhecem estes três pilares do negócio fica mais fácil entender qual o objetivo comum a todos os empregados. A equipe de RH precisa ser uma representante dos valores da empresa, uma espécie de “cartão de visitas” da missão – isto cria uma relação de trabalho baseada em transparência.

b) Cultura da empresa

Aqui você define qual a postura dos trabalhadores em relação à rotina de trabalho. Falar em cultura da empresa é falar também em adaptação. São muitas pessoas diferentes que trabalham em um mesmo local. Por isso é bastante comum que sejam criadas regras para vestimentas, acesso à internet, uso de celular no ambiente de trabalho, atendimento a clientes, respeito a hierarquias, entre outros. O objetivo de inserir este item na política de RH não é restringir nenhum tipo de comportamento, mas padronizar ações que garantam o bom desempenho de pessoas, equipes e – consequentemente – dos negócios.

Neste ponto, a política de RH pode contemplar os seguintes itens:

• Informações gerais sobre regras de vestimenta e uso de uniformes;
• Política de acesso à internet, regras e restrições;
• Regras para uso de celular, telefone fixo e outras ferramentas de trabalho;
• Responsabilidade do empregado sobre cuidados com computadores, equipamentos e infraestrutura da empresa.

c) Organograma

Incluir um organograma resumido dentro da política de RH ajuda os empregados a se “localizarem” dentro dos negócios. De forma visual, o trabalhador consegue entender que faz parte de uma equipe, identificar cargos pares, compreender a hierarquia e visualizar suas possibilidades de crescimento.

Aproveite o organograma para inserir algumas práticas básicas relacionados à hierarquia, como por exemplo, quem deve ser a primeira pessoa a ser informada sobre problemas ou imprevistos na rotina de trabalho.

d) Informações gerais sobre contratos de trabalho

Não é necessário especificar pontos da legislação trabalhista na sua política, mas é importante que as regras sejam estabelecidas de acordo com as leis vigentes no nosso país. As relações trabalhistas são regidas pela CLT e há diversos pontos que foram alterados com a reforma trabalhista (Lei 13.467/17). Fique atento!

As informações gerais funcionam como um guia para que os empregados possam compreender situações práticas do dia a dia. Alguns exemplos você vê agora:

• Batida de ponto. Contempla horário de expediente da empresa e como deve ser feito o registro;
• Data e forma de pagamento e de recebimento de benefícios (se houver);
• Escalas de trabalho, horários de almoço e intervalo;
• Procedimentos em casos de faltas, atrasos, compensação de horas;
• Canais de comunicação primários: explica quem o empregado precisa procurar para falar a respeito dos itens anteriores.

e) Informações sobre a estrutura da empresa

Da catraca da portaria ao vestiário, é importante que os empregados conheçam os detalhes sobre a estrutura da empresa, o que inclui os procedimentos necessários para uso de cada espaço. Onde fica o refeitório e em que horários estará aberto? O acesso à empresa é feito por meio de catracas? Há estacionamento para os empregados? Ou restrição de acesso em algum ambiente? Por quê? A política de RH deve responder todas estas perguntas.

Política de RH no desenvolvimento de pessoas

Você já definiu as métricas para o setor e também já conheceu alguns dos principais itens que devem constar na sua política. Agora é o momento de pensar no departamento de forma estratégica. Como você vai buscar suas metas? Como a sua política interna vai ser aplicada na prática?

Para pensar no desenvolvimento de pessoas seguindo a sua política de RH, há três pilares fundamentais: plano de cargos e salários, capacitação e treinamento, avaliação de desempenho. Entenda melhor cada um destes pilares.

a) Plano de cargos e salários

No blog da Employer há um artigo que trata somente dos problemas relacionados à má gestão (ou ausência) de um plano de cargos e salários. Confira aqui.

Um planejamento de funções e remunerações mínimas e máximas para cada vaga é essencial para que a sua política de RH alcance todos os colaboradores. Assim, no momento em que ele é contratado, já consegue prever as possibilidades de desenvolvimento e trabalhar com foco em bons resultados.

Dentro da política de RH, o plano de cargos e salários também representa organização, valorização do empregado e, além disso, simplifica a rotina do DP e do RH. Se você precisa contratar 20 trabalhadores para uma nova linha de produção, por exemplo, já tem o descritivo de funções contemplado no plano de cargos. Com os salários atrelados às funções, também consegue fazer uma estimativa do impacto sobre a folha de pagamento e ter um controle financeiro mais assertivo sobre contratações e rentabilidade das áreas.

Esta prática também facilita as negociações na hora da contratação: seja na abertura da vaga ou na hora de fechar o contrato de trabalho com o empregado, tudo fica acordado e registrado de acordo com as políticas da empresa.

b) Capacitação e treinamento

Para que seu plano de cargos e salários funcione adequadamente, será preciso investir na qualificação do capital humano da sua empresa. Uma boa estratégia para fazer a gestão de capacitação e treinamento dos colaboradores é atrelar o plano de cargos e salários a uma rotina de capacitação.

Elabore um documento com o descritivo de todos os cargos, atividade que fica mais fácil se você fizer o registro de sua política salarial em um software de gestão de folha, por exemplo. A partir deste documento é possível criar um calendário de capacitação. Estipule a periodicidade dos treinamentos e tenha em mente qual o objetivo de cada fase desta preparação.

Isto pode ser feito de forma visual, como no exemplo abaixo:

Além de facilitar os objetivos de cada treinamento, criar uma forma mais didática para capacitar os empregados vai transformar a sua rotina a curto prazo: você vai perceber que é possível fazer capacitações periódicas para um número maior de empregados e gerir as equipes com mais assertividade.

c) Avaliação de desempenho

Para colocar o plano de cargos e salários em prática e promover a capacitação dos trabalhadores, sua política de RH deve obrigatoriamente contemplar avaliações de desempenho.

Além de analisar a produtividade individual do empregado, a avaliação de desempenho também é um momento de troca entre o RH e a equipe. Ajuda a melhorar a comunicação, identificar possíveis conflitos e entender as dificuldades do empregado dentro da companhia. Abaixo você confere uma lista de indicadores que podem fazer parte da sua conversa com os colaboradores, adaptadas à realidade da sua empresa.

– Avaliação de frequência. Quantas faltas/atrasos houve no período? Foram justificadas? Se o índice de ausências for alto, o empregado está com algum problema familiar ou de saúde?

– Análise de pontualidade. O ponto é batido nos horários corretos de entrada, saída e intervalo? Se há algum problema em relação a isso, qual é e como resolvê-lo?

– Análise de gestão de tempo. As tarefas são executadas dentro dos prazos estipulados? Há sobrecarga de trabalho ou tempo ocioso? Por quê?

– Análise de produtividade individual. Quais foram os principais resultados obtidos no período? Houve algum atraso, imprevisto ou mudança de atividade que impactou nestes resultados?

– Análise de equipe. Como é o relacionamento com colegas? E com superiores? Há alguma dificuldade ou conflito? Quais são os pontos positivos dentro do time?

– Análise de liderança. Como é o relacionamento com os superiores? A divisão de tarefas é adequada? A comunicação em relação ao dia a dia é eficiente? O que é positivo? O que pode ser melhorado?

– Análise de desenvolvimento. Quanto tempo se passou desde a última avaliação? Quais eram as metas para este período? Foram atingidas ou mesmo superadas? Quais são as aspirações a partir de agora? Quais são as possibilidades de crescimento a curto, médio e longo prazo?

A melhor forma de criar uma rotina de avaliações é pensar também em formas didáticas de promover os feedbacks. É possível utilizar o mesmo formato visual do item b (capacitação e treinamento) e contemplar no mesmo quadro as conversas sobre desempenho.

A pontuação para os indicadores pode ser adaptada de acordo com as necessidades do seu departamento. Você pode estabelecer notas de 1 a 5, por exemplo, ou qualificações como ruim, bom, ótimo, excelente. O importante é especificar dentro do RH o que cada nota ou qualificação representa para o desenvolvimento.

Comunicação eficaz também é política de RH

Especialmente em grandes empresas, o setor de RH atua como o principal ponto de contato com o trabalhador. É o setor que tira as dúvidas, emite os comunicados relacionados a assuntos de interesse dos empregados e fornece documentos importantes, como por exemplo, comprovantes de renda. Por isso a comunicação com as equipes deve obrigatoriamente passar pelo seu setor, principalmente nos pontos que têm relação direta com os contratos de trabalho.

Quais ferramentas você pode utilizar para ter uma boa comunicação como parte da sua política de gestão de pessoas?

a) Veículos de comunicação interna

O trabalho de endomarketing é uma tarefa de responsabilidade compartilhada entre o RH e o setor de comunicação da empresa. As informações de interesse do empregado partem do seu setor e chegam aos empregados com a linguagem mais adequada, que faz parte do dia a dia da área de comunicação.

Há diversas formas de manter a comunicação com os empregados: boletim interno, jornal mural, notícias nos holerites. A tecnologia é sua aliada neste momento. Uma das principais vantagens de um software de comunicação interna é o armazenamento de dados: todos os processos relacionados ao empregado ficam registrados no sistema.

b) Políticas de apadrinhamento

Uma prática que além de facilitar a comunicação também melhora o clima organizacional. Ao criar uma política de apadrinhamento, todo empregado passa a ter um colega que serve como “ponto de referência”, especialmente nos primeiros dias no novo emprego. Este colega é responsável por apresentar as dependências da empresa ao colaborador, integrá-lo à equipe e compartilhar informações importantes sobre missão, visão, valores, cultura e outras políticas na rotina de trabalho.

Sintonia com todas as equipes

Para finalizar este artigo, vale citar que uma boa política de RH é criada e praticada com o apoio de todas as áreas da empresa. Como gestor do departamento, você deve ter uma boa comunicação com os líderes de outros setores, entender suas necessidades e encontrar formas de adaptá-las ao dia a dia dos negócios.

No item anterior você viu que o trabalho de endomarketing, por exemplo, precisa do apoio da área de comunicação. O mesmo vale para outros pontos importantes da política de RH. O setor financeiro ajuda no plano de cargos e salários para organizar a folha de pagamento; o setor jurídico contribui para adaptar a política à legislação vigente e o setor de TI prepara toda a infraestrutura necessária para que os empregados possam desenvolver suas atividades.

Trabalhar em sintonia com todas as equipes é e melhor forma de construir boas práticas de RH, que atendam ao objetivo principal dos negócios: desenvolvimento de pessoas para ganho de competitividade no mercado.

A Employer trabalha há mais de 30 anos com gestão de Recursos Humanos e também pode te ajudar a consolidar sua política interna. Use nosso espaço de comentários para deixar suas dúvidas!