5 perguntas mais comuns sobre folha de pagamento digital
Segurança para suas informações, economia de recursos e confiabilidade de dados na tomada de decisão. Tire suas principais dúvidas sobre a folha de pagamento digital
Já pensou como a tecnologia está inserida no seu dia a dia? Contas pagas pelo celular, reuniões em vídeo cruzam os continentes, compras pela internet. Se para a população a revolução digital simplificou rotinas, no ambiente de trabalho a velocidade das mudanças segue a tendência.
Arquivos armazenados em nuvem, aplicativos para conversação, plataformas para hospedagem de dados e acesso remoto. Tudo isso trouxe mais tempo e mais economia para as empresas. O e-Social, plataforma do Governo Federal para envio de informações trabalhistas, veio para consolidar uma necessidade do departamento: a organização e a centralização de todos os dados. Desde 2017, as empresas têm buscado melhores formas de adaptar a rotina para que, em um futuro próximo, o trabalho seja mais rápido e utilize menos recursos.
A folha de pagamento online Webfopag é uma das ferramentas que contribuem para agilizar os processos. Foi desenvolvida pela Employer para atender as demandas de RH dos negócios e hoje está não só adaptada ao e-Social, mas é atualizada constantemente de acordo com as novas fases da plataforma.
Para mostrar como a folha de pagamento digital agiliza o trabalho e reduz despesas do RH, a Employer preparou uma lista com as principais dúvidas do Departamento Pessoal sobre este tipo de solução.
Como os dados são atualizados na folha digital?
Em tempo real! Você pode incluir novos empregados e comunicar todas as rotinas de RH – como férias, acidentes de trabalho, licença-maternidade, entre outros – por meio de um sistema online. Basta estar conectado à internet. Por meio de login e senha individual, a folha de pagamento digital oferece acesso a todas as informações de RH em um ambiente 100% em nuvem. Ou seja: você pode acessar e movimentar os dados em qualquer hora e lugar, basta estar conectado à internet.
A folha de pagamento é segura?
A Employer tem como parceira a IBM, empresa mundial de tecnologia, para hospedar e garantir a segurança de todos os dados da folha de pagamento digital. Além de ampliar as possibilidades de inserção de dados – a nuvem da IBM não possui limite de inserção de informações -, há um trabalho dedicado para manter a segurança das informações. Todo o ambiente da Webfopag é protegido por senhas e códigos de criptografia atualizados na mesma velocidade que os negócios demandam. Ou seja: seus dados estão protegidos sempre.
Além disso, o nível de acesso das informações pode ser limitado e adequado às necessidades do seu departamento. Empregados de diferentes níveis hierárquicos do RH e do DP podem acessar áreas específicas dentro da folha.
E o fechamento da folha? Leva quanto tempo?
Não é mais necessário começar o fechamento da folha com vários dias de antecedência. Como a inserção de dados acontece em tempo real, você pode fechar a folha no dia em que precisar. Um ponto de destaque aqui é que esta solução facilita a tomada de decisões para as lideranças. O custo final de folha pode ser previsto e acessado em qualquer período do mês. Assim, você consegue visualizar a produtividade de cada setor, por meio dos custos com empregados e fazer uma melhor previsão orçamentária por área.
Posso controlar as despesas com horas extras pela folha de pagamento digital?
Sim. A Webfopag da Employer foi desenvolvida para ser integrada a outros sistemas de batida de ponto eletrônico. Com isso, você tem sempre um relatório atualizado das despesas com horas extras e também pode otimizar seu controle de banco de horas caso seja necessário. A Webfopag também funciona de forma integrada ao Pontofopag, solução para controle de ponto também desenvolvido pela Employer. Com o Pontofopag o empregado pode realizar a batida de ponto em qualquer dispositivo conectado a internet, inclusive a distância – uma ótima solução para quem tem empregados contratados no regime de teletrabalho.
Como é o holerite com a folha de pagamento digital?
Ele também é enviado de forma digital aos colaboradores, por meio de softwares como o Meu Holerite. Não é necessário imprimir toda a folha e entregar aos trabalhadores de forma individual. O acesso é feito por meio de login e senha personalizados para cada empregado, uma das vantagens é que o sistema cria um arquivo de holerites. A solução facilita o acesso ao documento para fins de comprovação de renda, por exemplo. Vale lembrar que o comprovante eletrônico de rendimento é previsto em lei e aceito da mesma forma que o antigo holerite impresso. Base legal: Art. 3º, §3º, da Instrução Normativa RFB nº 1.215, de 15 de dezembro de 2011.
Agora que você já tirou suas principais dúvidas sobre a Webfopag, aproveite para conhecer em vídeo todas as soluções apresentadas neste artigo. Se tiver outras dúvidas, aproveite o espaço de comentários para compartilhá-las.
