O processo de admissão digital está se tornando cada vez mais popular devido aos inúmeros benefícios que traz às empresas e trabalhadores. Ele ganhou força, principalmente por possibilitar a admissão remota de profissionais, e trouxe, de bônus, o fim das pilhas de papéis que ocupavam as mesas e o tempo dos profissionais de RH, promovendo redução de custos e impactando na sustentabilidade.
Essa solução é parte fundamental do conceito de RH inteligente, e está no topo das tendências de gestão e das prioridades de inovação no setor de recursos humanos devido aos seus benefícios. Neste artigo você vai entender como realizar um processo admissional digital com qualidade, quais seus desafios e benefícios. Confira!
Como o RH pode cuidar do processo de admissão digital
Admissão digital é o processo de contratação de um colaborador de maneira online. Nela, os profissionais de recursos humanos têm o papel fundamental de garantir que todas as partes ocorram bem até a integração do novo colaborador.
Temos um quadro que fala especificamente de cada passo de uma admissão, que você pode conferir nos links abaixo.
Etapa um: definindo o candidato.
Etapa dois: divulgação do perfil.
Etapa três: seleção dos candidatos.
Para que a equipe possa realizar a admissão digital de maneira efetiva, é imprescindível que o líder do RH tenha acesso às ferramentas necessárias para completar suas funções. Isto significa, além das tecnologias de banco de currículos e ferramentas de onboarding, treinamento adequado para toda a equipe de RH. Afinal, de nada adianta ter acesso a tecnologia de última geração se ela não for bem aplicada.
Em segundo lugar, O RH deve fazer um bom acompanhamento de candidatos. Isso envolve a criação de vagas, revisão de currículos e feedback constante aos líderes e restante da equipe. Os membros da equipe responsáveis pelo processo de admissão também devem ser responsáveis por responder as dúvidas e manter os candidatos informados, o que vai agregar na construção de valor da empresa.
Desafios comuns no processo de admissão
Os principais desafios da admissão podem ser identificados no envio correto da documentação pelos candidatos e no tempo exigido dos profissionais para a conferência dos mesmos. Essas dificuldades são eliminadas com o uso de ferramentas que fazem a gestão automática de documentos e enviam alertas aos colaboradores quando a documentação não atende o padrão exigido.
Quando olhamos para o processo digital, uma dúvida presente entre os profissionais do departamento pessoal era sobre a validade jurídica das assinaturas. Porém, plataformas como o Lugarh, trazem assinatura com validade jurídica na documentação online, permitindo a sua utilização como prova em eventuais necessidades jurídicas. Esse tipo de tecnologia utiliza criptografia e vincula um certificado digital ao documento assinado.
Hoje em dia, os contratos podem ser preenchidos com assinaturas eletrônicas, inclusive pelo site oficial do Governo Federal, o que vale, inclusive, para vários tipos de contrato; não apenas os de trabalho. Isso significa que o RH pode contratar outros serviços e realizar todo o procedimento de forma eletrônica.
O lugarh é uma ferramenta que permite que o próprio candidato contratado realize o envio de documentos, os arquivos são organizados, validados por inteligência artificial e com assinatura digital. A automação permite que a equipe de RH realize a gestão de forma eficiente, rápida e com segurança jurídica.
Principais vantagens do processo de contratação digital
Mais tempo.
De acordo com uma pesquisa levantada pelo IBOPE, a contratação de um único trabalhador pode levar até 7 dias úteis. Ferramentas automatizam e simplificam o processo, economizando tempo e esforço da equipe do RH e concluir esse procedimento de ponta a ponta em poucas horas. Essa grande redução de tempo se deve não só à automatização de tarefas, mas à personalização de script e uso de inteligência artificial, por exemplo.
Automação.
Um bom software traz todas as atividades de admissão em uma única plataforma. Formulários, coletas de documentos e envio de notificações de maneira organizada. O sistema pode auxiliar, inclusive, na cobrança de documentos faltantes e atrasados sem a interferência da equipe interna.
Segurança
Alguns dos riscos que todo setor de RH corre ao promover o processo admissional físico são: problemas com transporte e armazenamento inadequado de documentos, kits de admissão incompletos e muitos outros detalhes que podem passar despercebidos por olhos humanos. Ao optar por um processo de contratação digital, o armazenamento de documentos é muito mais seguro, o processamento de dados pelo software diminui a incidência de erros e cumpre as determinações da LGPD.
Integração
Existem plataformas de contratação que podem ser integradas a outros sistemas de gestão, como Folha de pagamento e Ponto eletrônico. Além disso, também podem auxiliar no envio de informações ao e-Social, validando as informações dos colaboradores para o envio posterior ao sistema do governo com segurança jurídica.
Conclusão
O processo de admissão digital oferece uma série de vantagens para as organizações, além do ótimo custo-benefício e da facilidade na gestão. Ao implantar tecnologia para realizar diversas etapas envolvidas na admissão, as organizações podem usufruir de otimização de tempo, integração e segurança em toda a contratação. Com as estratégias e ferramentas certas, os profissionais de RH podem implementar e gerenciar um processo de admissão digital que seja eficiente e eficaz.
