Como o workflow pode otimizar os processos de RH?

Como o workflow pode otimizar os processos de RH?

Agilizar as tarefas do dia a dia, controlando de forma simples e segura o fluxo de trabalho: este é o principal objetivo do workflow. Veja como soluções de tecnologia facilitam os processos do RH e incluem a participação direta de outros líderes da empresa.

Neste artigo a Employer fala sobre workflow nos processos do RH. O termo significa fluxo de trabalho, ou seja, a organização das tarefas periódicas do departamento. Esta organização passa pela divisão das responsabilidades, cumprimento das atividades dentro da equipe, atendimento às solicitações de empregados e líderes, entre outros. Quanto maior o quadro de empregados, maior é a demanda para o RH e para o DP: contratações, controle de férias, emissão de holerites, demissões e atualizações da folha de pagamento são algumas das tarefas que podem tomar bastante tempo das equipes. E dependem diretamente de uma boa comunicação com outras áreas, já que cada processo parte de solicitações feitas por líderes dos setores das empresas. Entre telefonemas, mensagens e trocas de e-mail, o RH gasta horas de trabalho que poderiam ser otimizadas por meio do uso de um software, por exemplo.

Quais processos do RH precisam de workflow?

Todos aqueles que fazem parte dos contratos de trabalho, da contratação à demissão de um empregado. Solicitação de documentos, inclusão do trabalhador na folha de pagamento, conferência de ponto, envio de atestados médicos, solicitações de férias, cadastro de benefícios, pedidos de uniforme, entre outros.

Você também pode incluir outras tarefas de rotina, específicas ao trabalho de determinadas áreas, como por exemplo, controle de materiais de empregados, exames de saúde periódicos, solicitação de registros junto a órgãos de categoria e calendário de feedbacks.

Exemplo prático: workflow do RH em linha de fábrica

Cenário

Contratação de 40 trabalhadores para atender nova linha de produção em uma indústria têxtil (aproveite e confira algumas dicas da Employer para fazer um bom processo de contratação em massa). Veja como o processo é executado de forma ágil e assertiva, utilizando sistemas online de workflow.

Tarefas do RH

1) Abertura de vagas
2) Recrutamento e seleção de pessoas
3) Contratação
4) Treinamento

1- Abertura de vagas

Supervisor ou líder de produção: solicita novos empregados e inclui informações gerais para compor o descritivo da vaga >> Gestor de RH: recebe a solicitação, define remuneração, benefícios, horário de trabalho e perfil para candidatos >> Supervisor de produção: aprova o perfil sugerido pelo RH >> Gestor de RH: inicia o processo de divulgação das vagas nas plataformas que costuma utilizar para recrutamento.

2- Recrutamento e seleção

Gestor de RH: recebe os currículos, faz a triagem e seleciona os que serão entrevistados para as vagas >> Supervisor de produção: avalia os currículos selecionados pelo RH >> Gestor de RH: realiza as entrevistas com os candidatos >> Supervisor de produção: acompanha (presencialmente ou não) as entrevistas. Caso participe dos processos, define os selecionados junto com o gestor de RH. Caso a tarefa fique completamente centralizada no RH, recebe os dados dos candidatos selecionados e encerra a tarefa.

3 – Contratação

Gestor de RH: envia lista de documentos para os candidatos aprovados e emite alerta para acompanhamento do supervisor de produção >> Candidatos: recebem a lista de documentos e fazem o envio para o RH do empregador >> Gestor de RH: faz a conferência e inclui as informações e arquivos digitais no software de folha de pagamento da empresa >> Supervisor de produção: recebe alerta sobre a conclusão do processo de contratação >> Gestor de RH: solicita cartões de benefícios, materiais de escritório, uniformes e EPI´s >> Almoxarifado: separa os materiais para entrega aos novos empregados >> Gestor de RH: recebe aviso sobre a disponibilização dos itens, faz o encaminhamento dos empregados e encerra o processo de contratação.

4) Treinamento

Supervisor de produção: faz a solicitação do treinamento >> Gestor de RH: realiza o contato com empresa especializada e organiza datas e horários >> Supervisor de produção: confere as informações e dá o ok para o gestor de RH >> Gestor de RH: emite comunicado para empregados e supervisor com todos os dados do treinamento >> Supervisor de produção: finaliza a tarefa após todos os empregados passarem pela capacitação.

Posso incluir outras atividades de gestão de pessoas em um workflow?

Sim. Este exemplo que você viu acima é um workflow simplificado, que trata de quatro processos dentro de uma rotina maior do RH e do DP. É importante ter em mente que o workflow também é usado para organizar e controlar todas as tarefas que vêm depois, como você viu no início deste artigo.

Dentro de um software de gestão de RH, você pode criar processos para monitorar a gestão das carreiras, por exemplo. Ao incluir um calendário de feedbacks regulares, o fluxo de trabalho acontece nos períodos pré-cadastrados e permite mensurar o desempenho dos empregados de acordo com os indicadores da empresa.

Um bom workflow também vai contemplar todos os avisos sobre vencimentos de férias, período de concessão do 13º salário (bem como seu cálculo automático para cada empregado), acompanhamento de frequência (com registro de atestados e a devida aprovação do ponto por supervisores de área) e disponibilização das informações consolidadas para os próprios trabalhadores.

Com o uso de softwares de gestão de folha de pagamento, batida de ponto e painel do RH – soluções de tecnologia desenvolvidas pela Employer – é possível automatizar toda a rotina do RH, do Departamento Pessoal e manter o foco das tarefas no desenvolvimento do seu capital humano.

Quer conhecer essas soluções da Employer? Aproveite também o espaço de comentário para compartilhar suas dúvidas sobre a gestão de processos do RH.