Vamos abordar sobre as estratégias para otimizar rotinas e processos do RH? Para quem trabalha com Recursos Humanos sabe que é necessário, com frequência, buscar estratégias e ferramentas para otimizar a rotina do setor, afinal, são inúmeras tarefas realizadas diariamente que precisam de muita atenção e tempo hábil para sua realização.
No webinar “Estratégias para otimizar rotinas e processos do RH” recebemos Guilherme Siqueira, gerente de RH com quase duas décadas de experiência na área. Guilherme dividiu conosco sua vasta experiência e trouxe pontos super importantes para reflexão.
Para Guilherme, quando queremos otimizar processos, buscamos melhorar algo, como entradas e saídas. Continue a leitura para aprender muito sobre otimização de processos de RH.
A importância de uma boa gestão de processos
Para otimizar a gestão e os processos, precisamos entender, antes, o que são os processos. Nas palavras do nosso convidado, o processo pode ser “um conjunto de atividades interrelacionadas ou em interação, que transformam entradas e saídas” ou, “o conjunto de recursos – humanos e materiais – dedicados às atividades necessárias à produção de um resultado final específico, independentemente de relacionamento hierárquico”.
Guilherme trouxe o exemplo de processos aplicados às empresas, onde há o que conhecemos por fluxo vertical de trabalho, que é quando todas as atividades e ações precisam, obrigatoriamente, ser autorizadas pela gerência, mesmo que nessas atividades tenha-se um processo a ser seguido.
No fluxo horizontal de trabalho, também citado pelo palestrante, os processos são mapeados antecipadamente, de modo que independem de gestão para autorizá-los enquanto as atividades são realizadas. Este modelo de fluxo se mostra mais saudável para a empresa e para as pessoas que realizam tarefas.
Exemplo de fluxo horizontal e vertical de trabalho.
A diferença entre os dois modelos de fluxo é que no vertical, a organização é orientada por funções, enquanto no horizontal, a organização é orientada por processos. Na primeira, valoriza-se a hierarquia de cargos; na segunda, valorizam-se as redes de relacionamento de pares, de fluxos do processo.
Neste escopo, há a geração de informações dentro da organização e, dependendo do modelo de fluxo ou de gestão, é possível que sejam criados ambientes de intrigas e tensões, uma ‘briga interna’ para comprovar a “quem pertence” tal informação.
Por esse motivo, a gestão de processos no fluxo horizontal se torna mais saudável, pois a gestão vai considerar a pessoa que gerou a informação, mas também vai dividi-la com quem faz parte do processo, de modo que todos os envolvidos saibam como e quando realizar tal atividade ou, ainda, onde utilizar a informação visando otimizar processos.
Vemos hoje empresas que adotaram ambos os fluxos e trabalham num misto das duas e, o amadurecimento do melhor modelo para a empresa acontece com uma gestão de processos bem pensada e aplicada.
Quando empresas são orientadas a funções, as pessoas possuem objetivos específicos e, quando a empresa é orientada por processos, esses objetivos tornam-se comuns. As responsabilidades são específicas e únicas para cada colaborador, mas o objetivo é igual para todos.
Guilherme também ressalta a importância de manter clareza nos processos, de compreender as atividades realizadas no setor de RH, pois dessa maneira, torna-se mais fácil otimizar e realizar melhorias nestes processos.
Contextos e processos
Um ponto muito importante que Guilherme trouxe para o Webinar foi o exemplo do mapa de contexto, onde é mapeado todo o contexto da empresa, separado por setores. É importante manter esse desenho para compreender os processos que impactam o setor de RH, quais as melhorias que precisam ser feitas, tanto no RH quanto na empresa.
Partir desse mapeamento auxilia, muito, na identificação de rupturas e problemas e administrar recursos e ações necessárias para resolver cada um desses problemas. Além disso, é uma maneira muito assertiva de se compreender o que vem antes-depois de cada processo realizado dentro da organização.
Exemplo de Mapa de Contextos
Identificar rupturas e otimizar o RH
Rupturas podem ser processos que não fazem sentido, atividades que deveriam ser realizadas, mas não são ou, atividades que não deveriam ser realizadas, mas ainda são. Problemas de divisão de pessoal, problemas de falta de pessoal, processos mal desenhados e variados outros exemplos.
A identificação dessas rupturas faz parte de um processo necessário, pois é a partir disso que se torna possível criar estratégias de resolução, mover pessoas para essa atividade e criar um novo processo, que faça sentido e seja certeiro.
Quando se tem um processo bem desenhado, é possível otimizar o setor de Recursos Humanos, pois passa-se a compreender as necessidades, o fluxo e os ciclos de cada processo e atividade.
A otimização pode ser feita, também, de forma digital. Buscar ferramentas tecnológicas que agreguem no setor é uma maneira bastante certeira de realizar essa transformação, por exemplo, utilizar ferramentas digitais para assinatura de documentação, de coleta de dados, de processos de recrutamento e seleção.
Uma questão levantada no bate-papo foi, é possível considerar que nosso RH é tech, de fato? Nós, enquanto RH, estamos acompanhando e atendendo a tecnologia atual? Nossas ações estão acompanhando a redução de danos ambientais?
Essas são questões importantes de serem feitas, afinal, antes de buscar otimizar o setor, precisamos compreender em que ‘lugar’ estamos, se estamos acompanhando a evolução tecnológica em cada processo desenhado e tratando esse tema de forma humana.
Uma ótima solução de otimização para o Setor de Recursos Humanos é a contratação de serviços de BPO (Business Process Outsourcing). Que, em linhas gerais, é a terceirização de processos, onde uma empresa realiza atividades como contratação, folha ponto, pagamentos entre outras coisas.
