Você, profissional de RH, com certeza já ouviu falar do eSocial. Idealizado em 2012, instaurado em 2018 e em pleno funcionamento para todas as empresas desde 2022, esta ferramenta do governo veio para modernizar e facilitar a rotina das empresas. Ela traz para o digital, em um único sistema, todo o processo de envio das informações trabalhistas, fiscais e previdenciárias.
Porém, este é um assunto que ainda traz dúvidas para muitos profissionais da área de Recursos Humanos, principalmente sobre sua funcionalidade. Por isso, vamos falar um pouco mais sobre o eSocial para te ajudar a entendê-lo.
O início do eSocial
Apesar de ganhar este nome somente em 2012 e entrar de fato em vigor em 2018, seu início se dá em 2007. Ele começou com o Decreto nº 6.022 de 22 de janeiro de 2007, no qual surgiu o SPED — Sistema Público de Escrituração Digital. Seu objetivo era proporcionar a informatização da relação entre o fisco e os contribuintes, a fim de modernizar a interação entre o governo e as empresas.
Após, houve um novo projeto para abranger as áreas trabalhista e previdenciária, visando, entre outras mudanças, substituir a folha de pagamento em papel para a digital, transformando o sistema no SPED Social. Porém, apenas em 2012 o programa passou a se chamar eSocial e somente no ano seguinte lançaram os primeiros manuais.
Então, em 2018 o eSocial entrou em vigor, com o Decreto nº 8.373/2014, tornando-se obrigatório para todo tipo de empresa um ano após seu início. Além disso, um cronograma foi divulgado para implementação dos eventos de acordo com a classificação das empresas, separadas em grupos.
Por fim, em 2020, foi apresentado o eSocial Simplificado, que veio para substituir o eSocial. Como o nome já diz, a intenção dessa versão otimizada é tornar o sistema mais fácil e simples para os usuários.
Qual a função do eSocial?
O governo lançou o eSocial com o objetivo de digitalizar e unificar o acesso às informações fiscais, previdenciárias e trabalhistas que as empresas devem fornecer sobre seus trabalhadores. Vínculo empregatício, folha de pagamento, contribuições previdenciárias, dados sobre o FGTS, comunicação de acidente de trabalho, desligamento, entre diversas outras informações que devem ser repassadas aos órgãos responsáveis, agora são encaminhadas diretamente online e em um único sistema.
Com isso, o governo tem mais transparência e um melhor gerenciamento dos dados disponibilizados, ocasionando em maior controle fiscal, evitando sonegação, por exemplo, e também garantindo mais segurança aos direitos dos trabalhadores.
Benefícios do eSocial
Podemos listar como principais benefícios de usar o sistema eSocial:
- Facilitar e diminuir a burocracia no envio das informações obrigatórias, com um sistema totalmente unificado e online;
- Diminuir a inadimplência por parte das empresas;
- Eliminar o envio de informações duplicadas por meio de um sistema único;
- Garantir que as instituições tenham maior padronização no registro de dados, facilitando a análise destes pelos órgãos responsáveis;
- Garantir os direitos trabalhistas e previdenciários dos trabalhadores.
O RH e o eSocial
O RH e DP são, sem dúvidas, os setores que mais sentiram o impacto da implementação do sistema eSocial. Afinal, todos os processos da plataforma são de responsabilidade desses profissionais, que devem estar sempre atentos e atualizados sobre mudanças que ocorrem na área.
O eSocial já é obrigatório para todas as empresas, independentemente do porte, e para todos os eventos previstos no calendário desde 2022. Por isso, é importante que a equipe de RH e DP conheçam como o sistema funciona, quais são as informações que devem enviar e como fazer isso.
Informações importantes
Também é essencial ficar atento aos prazos, uma vez que algumas atividades (admissões, desligamentos, mudanças de horário de jornada de trabalho) devem ser reportadas assim que ocorrem.
Anote a data de envio de informações importantes! Todas as informações da folha de pagamento, atestados e alterações contratuais dos colaboradores deverão ser enviadas até o dia 15 do mês subsequente.
É necessário observar, ainda, as atualizações constantes das informações obrigatórias que estão sendo agregadas ao sistema eSocial. A partir de 2024 todos os tipos de empresas devem obrigatoriamente enviar os seguintes dados no portal:
- Processos Trabalhistas (FGTS);
- Guia do FGTS Digital (GFD);
- Guia de Recolhimento FGTS Digital (GRFD);
- Documento de Arrecadação de Receitas Federais – Retenções da NF;
- Documento de Arrecadação de Receitas Federais – PIS.
Inclusive, o GFD e o GRFD entraram em vigor em março, com o lançamento do FGTS Digital, e substituem o Guia Recolhimento do FGTS (GRF) e o Guia de Recolhimento Rescisório do FGTS (GRRF). Com a nova tecnologia, o FGTS Digital pega todas essas informações do eSocial.
Outra modificação que estava prevista para este ano era a substituição da DIRF, porém, ela foi prorrogada para 2025.
Conclusão
Com isso, se reforça a relevância dos profissionais de RH estarem sempre atentos às notificações oficiais do governo. Afinal, qualquer alteração e informação sobre prazos são sempre informadas no portal oficial.
Por fim, podemos afirmar que o eSocial veio para otimizar e melhorar o envio de dados por parte das empresas, impactando-as de forma positiva ao centralizar tudo digitalmente e em um único sistema. Além disso, ele confere maior integração dos processos, reduz erros no momento do envio e ainda confere o aumento da produtividade, uma vez que dispensa envios para diversos órgãos e tudo é feito online.
O profissional do RH é uma das pessoas que mais se beneficia dessa plataforma ao ter que lidar com menos burocracia e contar com mais agilidade nos processos de rotina.
Também é possível terceirizar certas atividades de sua empresa, utilizando recursos como folha de pagamento online e ponto eletrônico. Assim, o RH pode dedicar mais tempo às ações estratégicas e de crescimento para a instituição. Acesse o portal da Employer e conheça todas as soluções que temos para sua empresa!
