Como funciona o armazenamento em nuvem no setor de RH
O avanço da tecnologia trouxe muitas mudanças positivas para a área de Recursos Humanos, facilitou o acesso à informação e otimizou processos dentro das empresas. Uma dessas melhorias é o armazenamento em nuvem dentro da área do RH.
A seguir, iremos explicar o que é o armazenamento em nuvem, como ele funciona no RH e quais são as vantagens dessa tecnologia. Continue lendo para entender!
O que significa “Armazenamento em Nuvem”?
O termo “em nuvem”, também chamado de “cloud” (que nada mais é do que uma tradução desse substantivo), surgiu em 1997, utilizado por um professor de sistemas de informação em uma palestra nos Estados Unidos. O termo representa o armazenamento de informações “no ar”, isto é, em um lugar não físico, mas que as reúne dentro de uma área comum.
As “nuvens” começaram a ser utilizadas com frequência em 1990 e, com a tecnologia se tornando cada vez mais acessível à população, esses sistemas começaram a fazer parte de quase tudo o que usamos hoje em dia. O Google Drive é um exemplo de armazenamento em nuvem muito comum tanto para empresas quanto para organização pessoal.
Consequentemente, a área de recursos humanos também foi revolucionada por essa tecnologia. Em seguida, iremos mostrar como funciona o armazenamento em nuvem no setor de RH.
Como funciona o armazenamento em nuvem no setor de RH
O setor de Recursos Humanos de uma empresa é responsável por cuidar da parte essencial de um negócio: os colaboradores. Porém, não é só fazer com que os funcionários se sintam confortáveis no ambiente de trabalho. Essa equipe é responsável por diversos documentos pessoais fiscalizados e precisam seguir várias regras que, caso não sejam cumpridas, podem gerar multas.
Para se organizar, muitas empresas utilizam sistemas de gestão no RH. Todavia, esses não são recomendados hoje em dia porque dependem de um sistema físico que roda nos computadores locais da empresa onde ele está instalado.
Isso dificulta o acesso de colaboradores ou outras pessoas que eventualmente precisam desses dados, pense em empresas com filiais em diversas cidades e funcionários que trabalham de maneira remota. Não dá para depender de um local físico para ter acesso a informações importantes.
Por isso, o armazenamento em nuvem é praticamente essencial para as empresas no mundo atual (2021). O requisito necessário para acessar um sistema na nuvem é muito simples: você só precisa de um dispositivo com acesso à internet. As informações ficam salvas em cloud, ou seja, não é necessário estar fisicamente próximo ao sistema para acessá-lo.
Com essas informações, possivelmente você já percebeu que esse tipo de armazenamento traz inúmeras vantagens. Para que isso fique ainda mais claro, trouxemos uma lista de vantagens do armazenamento em nuvem para a área de RH.
As maiores vantagens do RH em nuvem
Redução de Custos
Como a maioria das soluções que envolvem tecnologias modernas, utilizar um sistema de RH em cloud reduz os gastos com papel, assim como diminui o tempo necessário para acessar e modificar informações, atualizar cadastros, etc. já que tudo passa a ser automático e muito mais otimizado. Os empregados podem utilizar melhor o tempo deles em questões mais estratégicas, aumentando a produtividade e gerando mais lucro.
Explicamos mais sobre redução de custos atrelada ao RH Digital nesse link.
Aumento da segurança
Por causa da tecnologia avançada que constrói esse tipo de sistema, os dados ali estão mais seguros do que nunca. O cloud computing é flexível e capaz de se atualizar periodicamente, sem causar danos às informações que estão armazenadas.
Os dados dos colaboradores e da empresa ficam protegidos, aderentes às diretrizes da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), é possível fazer a hierarquia de acessos às informações.
Sustentabilidade
A redução de papel, além de diminuir os custos com materiais de escritório, também promove a sustentabilidade. Esse assunto cresceu muito nos últimos anos e cada vez mais as empresas precisam se preocupar com preservar o meio ambiente em que estão inseridas. Assim como cessar o uso de canudos, embalagens, copos e outros utensílios feitos de plástico, diminuir a utilização de papel também ajuda na redução do lixo acumulado no planeta.
Além disso, essa mudança pode ser o pontapé inicial para uma discussão maior sobre hábitos sustentáveis e a responsabilidade com a preservação do meio ambiente na sua empresa.
Mobilidade na empresa
Essa é uma conclusão bastante óbvia sobre esse tema. Um sistema não físico de armazenamento de informações permite que elas sejam acessadas de qualquer lugar do mundo que possua autorização e um dispositivo com acesso à internet.
Assim, os colaboradores podem participar mais de eventos importantes, viajar a trabalho e até expandir o planejamento de eventos internos sem se preocupar com perder suas rotinas de produção.
Além disso, eventuais problemas no sistema também podem ser resolvidos de longe.
Fácil adaptação à irregularidades
A adaptação a situações adversas como, por exemplo, uma pandemia mundial, são um pouco mais fáceis de serem enfrentadas.
Quando os dados estão na nuvem, adaptar o trabalho de seus empregados para home office é muito mais fácil do que se a empresa tivesse um sistema físico. Muitas etapas do processo de adaptação são otimizadas, sendo mais fácil tanto para os trabalhadores quanto para a equipe de RH, que precisa dar auxílio a todos nessa mudança.
Setor de TI otimizado com a gestão na nuvem
Folha de pagamento, relatórios, banco de currículos, requisições de vagas, procedimentos internos, memorandos, checklist de entrada e saída de colaboradores, normas e muito mais. Já falamos aqui da quantidade de documentação que a gestão de RH precisa.
Tudo isso passa a ficar em um local seguro, facilmente acessado, moderno, eficiente e, o melhor, sem sobrecarregar máquinas, ocupar espaço no HD e correr o risco de perder tudo por falhas no sistema. É isso que a gestão na nuvem traz para a sua empresa.
Conhecer sistemas novos, aprender sobre eles, instalá-los em máquinas, criar soluções inteligentes: um dispositivo sozinho faz a maior parte desse trabalho, armazena dados, atualiza-se em tempo real, além de proteger e oferecer recursos personalizados para questões específicas de determinadas funções.
Isso tudo facilita o trabalho do setor de Tecnologia de Informação da empresa, que pode focar em outras questões que não envolvem diretamente um sistema que precisa de atualização, mudanças e etc.
A importância de implementar o RH em nuvem
Ao olhar para as empresas, vemos que a cloud computing é uma realidade que chegou para ficar. Além de trazer mais eficiência à rotina, motivar equipes e trazer mais produtividade, torna-se também uma vantagem competitiva no mercado. Quanto mais cedo uma empresa se modernizar, mais lugares à frente da concorrência ela vai alcançar.
A gestão é o coração da empresa. Portanto, uma mudança que comece pelos processos de gestão pode determinar o rumo que a organização tomará em curto, médio e longo prazo.
Isso porque os efeitos de uma gestão eficiente conseguem ser imediatos e, ao mesmo tempo, duradouros, estruturando setores em uma base sólida de recursos para o dia a dia e oferecendo maior flexibilidade para enfrentar desafios futuros.
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