A partir de 2018, todos os empregadores do país deverão adotar o eSocial, como é conhecido o Sistema Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas ou, ainda, a folha de pagamento digital. A ferramenta altera a forma como as empresas comunicam aos órgãos do governo todas as informações referentes aos seus colaboradores.
A adequação ao eSocial vai impactar diretamente as áreas de Recursos Humanos e departamento pessoal das empresas, que precisam se preparar para as mudanças.
Por isso, elaboramos este guia para ajudá-lo a entender como funciona o eSocial e de que forma sua empresa deve se planejar para implementá-lo.
Qual é o objetivo do eSocial?
O objetivo da ferramenta é reunir em um mesmo sistema o envio de todas as informações sobre os empregados aos diferentes órgãos do Governo Federal, como Previdência Social, Ministério do Trabalho e a Receita Federal. Ao todo, nove obrigações das empresas com órgãos do governo serão reunidas em um único envio, por meio do eSocial. Com isso o Governo pretende reduzir a burocracia e agilizar a forma de fiscalizar se as empresas estão em dia com as obrigações fiscais, trabalhistas, previdenciárias e tributárias.
Qual é o prazo para adoção do eSocial?
O cronograma de implantação do novo sistema foi atualizado recentemente e prevê duas datas: empregadores e contribuintes com faturamento superior a R$ 78 milhões, em 2016, deverão adotar o eSocial obrigatoriamente a partir do dia 1 de janeiro de 2018.
Para os demais, o prazo é 1 de julho de 2018. Atualmente, empregadores doméstico já precisam utilizar o eSocial nos registros de seus colaboradores.
Qual a punição para quem não se adequar ao eSocial?
A legislação do eSocial não determina uma sanção específica para quem não se adaptar ao sistema. Porém, quem não se adequar não terá como realizar o envio das informações sobre os empregados e ficará sujeito a todas as sanções já previstas nas legislações trabalhista, previdenciária, tributária e fiscal.
Quais órgãos do Governo receberão as informações do eSocial?
O novo sistema reunirá todas as informações previdenciárias, fiscais e trabalhistas que envolvem a contratação de empregados. Os órgãos envolvidos são o Ministério do Trabalho, o Ministério da Previdência Social, a Receita Federal, o Instituto Nacional do Seguro Social (INSS) e a Caixa Econômica.
O que muda na fiscalização das obrigações trabalhistas?
Esta é uma mudança importante que a implementação do eSocial vai promover. Atualmente, uma empresa só é fiscalizada em suas obrigações trabalhistas quando a Receita Federal ou o Ministério do Trabalho solicitam acesso aos registros dos trabalhadores.
Com o eSocial, esta fiscalização acontecerá de forma automática, online. Embora o novo sistema não altere a legislação trabalhista, ela deverá agilizar o acesso dos agentes fiscalizadores ao seu cumprimento.
Quais áreas da empresa estão envolvidas nesta adequação?
Um dos departamentos mais impactados é o de Recursos Humanos. Mas outros setores também estão envolvidos no processo, como TI e as áreas de finanças, por exemplo. Por isso, o ideal é que a empresa organize uma espécie de força-tarefa para que todos entendam seu papel nesta mudança.
Qual o primeiro passo para adoção do novo sistema?
A etapa inicial será efetuar o cadastro de todos os funcionários ativos. A empresa se identificará no eSocial por meio de seu CNPJ e identificará seus colaboradores por meio do respectivo CPF e do Número de Identificação Social (NIS). Uma preocupação dos especialistas é com a checagem destes dados.
Muitas empresas não atualizam periodicamente as informações como endereço, estado civil e escolaridade dos colaboradores, por exemplo, mas terão que fazer isso para o cadastro da folha digital. Dependendo do porte da empresa, este processo pode ser demorado. Por isso, deve-se iniciar o quanto antes esta conferência.
Quais processos serão alterados com a implantação do eSocial?
A maioria das atividades que envolvem os colaboradores será alterada com o novo sistema, desde o cadastro dos trabalhadores, informações sobre Imposto de Renda e sobre o Fundo de Garantia por Tempo de Serviço, além das demais ocorrências trabalhistas, como demissão, comunicação de acidente de trabalho, alterações de salários, folha de pagamento e contribuições previdenciárias, por exemplo.
O eSocial altera os prazos para envio das informações?
O novo sistema não altera a legislação trabalhista no que se refere aos prazos, que seguem de acordo com a situação atual. As informações sobre a folha de pagamentos deverão ser encaminhadas até o dia 7 do mês seguinte.
Como será o processo de admissão de novos empregados com o eSocial?
Pelo novo sistema, as informações sobre o colaborador contratado deverão ser enviadas ao Governo até o dia anterior ao que ele assumir o posto de trabalho.
O que muda no processamento da folha de pagamentos?
O eSocial exigirá o fechamento da folha de pagamento observado o regime de competência. Os eventos devem ser lançados no respectivo mês e não no seguinte, como é muito comum nos processos atuais. Isso acontece, por exemplo, no registro de horas extras.
As empresas fecham o ponto entre os dias 15 e 20 e as horas extras realizadas depois desta data só são registradas no mês seguinte.
Quais os cuidados no registro de férias por meio do eSocial?
Com a adoção do eSocial não será mais possível às empresas o fracionamento das férias, prática muito comum atualmente. Na nova ferramenta, o período de férias terá que ser registrado com pelo menos 30 dias de antecedência ao período de gozo.
Embora pareça complexa no início, a adequação à folha de pagamentos digital deverá trazer benefícios à empresa, especialmente à área de Recursos Humanos. Isso porque resultará em processos mais racionalizados e padronizados. Porém, atentar a todos os aspectos nesta adaptação é fundamental para não ter problemas na operação do eSocial.
Adotar uma checklist para verificar se toda a migração para a folha de pagamento digital (eSocial) na sua empresa está ocorrendo de forma adequada é uma boa alternativa. Entre as etapas a serem observadas estão o treinamento de pessoal, atualização dos dados cadastrais e também do software de gestão utilizado.
E, se você tem dúvidas ou observações sobre a implantação da folha de pagamento digital, compartilhe nos comentários do post.
