Ter uma rotina de trabalho é fundamental para que muitos profissionais tenham tranquilidade para produzir e apresentar resultados de qualidade. Cada profissional adota uma maneira de criar uma rotina produtiva, respeitando suas necessidades e atividades diárias.
Vamos falar um pouco sobre como criar soluções que otimizam o seu dia e garantem que o seu desempenho no trabalho seja potencializado.
Como criar e manter uma rotina de trabalho produtiva
Ter uma rotina significa que algumas atividades e tarefas serão feitas diariamente. Para que uma rotina de trabalho seja, de fato, produtiva, é necessário levar em consideração alguns pontos, como:
- Modalidade de trabalho (home office, híbrido, presencial)
- Se existem tarefas que devem ser realizadas diariamente
- Como é realizada hoje as atividades
- Existe uma hierarquia entre nas funções exercidas
Quando falamos das modalidades home office e híbrido, é necessário um pouco mais de organização e, criar uma rotina, sobretudo para essas duas modalidades é indispensável.
Mais do que hora de entrar e hora de sair, algumas coisas precisam ser feitas para que o pessoal e o profissional não se misturem a ponto de gerar atritos. O primeiro passo é diferenciar o seu momento de trabalhar e de relaxar.
Mesmo que você fique no computador fazendo suas atividades pessoais antes ou após o seu expediente, levante um pouco, vá tomar uma água, faça uma pequena caminhada. Esse tipo de momento passa uma mensagem para seu corpo de que há uma finalização do momento de trabalho e o início das atividades pessoais, e isso é importante para não entrarmos em uma rotina constante de estar sempre em “modo de trabalho”.
Responder mensagens corporativas em horário de trabalho, ter uma aba de internet específica para seu momento de trabalho e outra para suas atividades pessoais, mudar de ambiente (se for possível) são exemplos de ações que você pode ter para diferenciar sua vida pessoal e profissional e ter maior produtividade em cada uma delas.
Agora, se você já tem esse hábito e cria esses momentos, o próximo passo é estabelecer horários para suas atividades. A melhor forma de fazer isso é entender qual seu momento de maior produtividade.
Se você é uma pessoa matinal, por exemplo, aproveite este momento para fazer tarefas que precisem de maior concentração e deixe para o período da tarde aquelas tarefas das quais você consegue realizar sem muito esforço.
Entendendo o seu horário mais produtivo de trabalho, sua rotina ficará muito mais fluida. E isso também vale para o trabalho presencial: sabendo seus horários de maior energia, basta complementar seu horário de trabalho dividindo as atividades.
Uma outra sugestão é realizar o planejamento de forma diária. Começar o dia planejando o que será feito já faz muita diferença para deixar seu dia mais eficiente. Você pode utilizar uma planner diário para anotar quais são suas prioridades e o que será realizado em cada dia.
Independente da modalidade que você trabalhe, crie uma rotina que adeque suas atividades pessoais e profissionais. Você pode realizar pequenas tarefas antes do horário de trabalho, como ir à academia ou organizar a casa, durante o seu expediente, é importante que você mantenha-se focado nas atividades.
E, claro, para manter uma rotina é necessário estar acostumado com ela. Se você não tem o hábito de manter uma rotina, será difícil no início, mas a persistência tornará fácil criar novos hábitos.
Ferramentas para ter uma rotina de trabalho produtiva
Existem ferramentas que auxiliam muito na hora de criar e manter uma rotina produtiva e cabe a cada um decidir o que faz mais sentido. Existem pessoas que possuem uma grande facilidade com ferramentas digitais, outras preferem as manuais.
Você pode optar por utilizar agendas, cadernos e planners, eles funcionam muito bem e cumprem a sua função. Mas, caso você seja uma pessoa com maior aptidão para o uso de ferramentas tecnológicas, você também poderá utilizá-las e, além disso, existe a possibilidade de combinar os dois tipos.
Uma das ferramentas mais conhecidas é o Trello, que tem versão gratuita. Durante a pandemia, a ferramenta acabou liberando diversas funcionalidades de forma gratuita, o que acabou dando maior visibilidade para ela.
Porém, vale lembrar que há outras ferramentas e que oferecem funcionalidades diferentes, que podem se adaptar de acordo com diferentes rotinas. O Asana, por exemplo, oferece uma área de trabalho mais limpa e fluída, perfeita para pessoas visuais.
Já o Monday traz uma grande variedade de personalização, recurso especialmente útil para empresas com metodologias próprias.
Além dessas ferramentas, existem agendas online, como o Google Calendar, que permite adicionar e acompanhar eventos na agenda do Google, que pode ser conectado com seu e-mail.
Conclusão
Estabelecer hábitos, buscar ferramentas e criar processos de trabalho é o que garante maior produtividade no dia a dia. O ideal é testar ferramentas, entender seus horários e aos poucos encaixar o que funciona ou não para você.
E se é pra ser mais produtivo, não deixe de acompanhar as nossas matérias que sempre trazem dicas úteis.
