O uso cada vez maior da tecnologia impacta diretamente na rotina de trabalho. Podemos ver claramente os resultados dessa movimentação na diminuição do uso do papel em processos administrativos ou mesmo em documentos com validade jurídica. 

Junto a isso, cada vez mais as empresas buscam uma imagem sustentável e adequada aos padrões ESG — governança ambiental, social e corporativa. Afinal, a preocupação com políticas ecológicas e sustentáveis também traz vantagens competitivas no mercado. 

Se antes algumas empresas ainda se prendiam à impressão de documentos pela questão legal das assinaturas, a chegada da assinatura de documentos digitais veio para suprir essa demanda. Processos como contratos e rescisões agora podem ser feitos digitalmente, facilitando a rotina do RH das organizações com a mesma validade jurídica.

Confira abaixo como as empresas conseguem reduzir o tempo operacional ao adotarem o uso de documento digital.

Agilidade nos processos 

Sem dúvidas um dos maiores ganhos para as empresas com o uso de documentos digitais é a economia de tempo.

Um processo envolvendo assinatura em papel implica em diversas etapas. Por exemplo, para a contratação de um profissional o RH teria que marcar um dia e horário para que o novo colaborador compareça à empresa para entregar a documentação e assinar o contrato. Não só o contratado terá que se locomover apenas para essa tarefa, como a equipe de recursos humanos terá que parar outros afazeres para recebê-lo. 

O mesmo é válido para outros contratos e documentos que precisam de assinatura, mas dependem da disponibilidade do assinante para se deslocar até o local. Em tempos de home office e trabalho híbrido, torna-se cada vez mais comum agendar um dia para o encontro presencial. O que, muitas vezes, pode atrasar processos que precisam de uma resolução rápida.

Portanto, o uso da assinatura digital resolve esses problemas de maneira mais rápida e prática. Todo o processo é feito de maneira digital, podendo ser acessado de qualquer lugar, evitando a necessidade de deslocamento. Assim, agiliza o processo para o colaborador e principalmente para as empresas.

Outro ponto que traz maior eficiência é que não há mais a necessidade de digitalizar contratos, tarefa repetitiva que toma tempo dos setores. Com os documentos digitais tudo já fica disponível de forma digital, na nuvem, para ser acessado a qualquer momento.

Dependendo da escolha do aplicativo a ser usado pelas empresas, existe ainda a facilidade dos documentos estarem integrados em um único sistema, eliminando etapas extras na hora de organizar determinada atividade.

Por fim, o uso de documentos digitais reduz a possibilidade de erros e eventuais retrabalhos. Por exemplo, equívocos na reprodução ou até mesmo a perda de documentos, o que também geram maior tempo e recursos destinados à tarefa. 

Vantagens do documento digital

Como exemplificado acima, uma das principais vantagens de migrar para o uso da assinatura digital de documentos é o ganho de tempo e maior agilidade nos processos. Porém, há outros benefícios para as empresas realizarem essa troca.

Redução de custos

A impressão de documentos físicos envolve custos como papel, tinta para impressora, armazenamento e manutenção de equipamentos. Esse custo pode ser ainda maior quando é preciso enviar documentos para outras cidades, por exemplo, somado aos gastos o valor do envio. Além disso, há também o valor do profissional que precisará dispensar tempo de sua função para emitir documentos e colher as assinaturas necessárias. 

Maior segurança

O documento digital conta com certificados de segurança. Na prática, isso confere maior segurança para a emissão de documentos que contam com a assinatura digital, tanto para empresas como para parceiros comerciais ou colaboradores. Afinal, as chances de falsificação são menores, além de permitir acompanhar alguns dados, como quem assinou e data da assinatura.

Conveniência e praticidade

Não é necessário agendar encontros somente para coletar assinaturas, ou ainda enviar para outras cidades, o que muitas vezes atrasa todo o processo. É possível assinar o documento digital facilmente de qualquer local e dispositivo, fazendo com que uma tarefa de dias leve apenas alguns minutos.

Validade jurídica 

A assinatura em documento digital é legal e tem a mesma validade de uma assinatura física, assinada em papel. Neste vídeo a Employer convidou o juiz federal do trabalho Marlos Melek para explicar um pouco mais sobre o assunto.

Controle de acesso 

A documentação física é mais vulnerável ao acesso de terceiros. Afinal, pessoas não autorizadas poderiam ler o documento ou assiná-lo, sem qualquer impedimento. No entanto, os documentos digitais possuem forte controle de acesso, inclusive a hierarquização para um mesmo processo. Portanto, é possível limitar quem pode lê-lo, o que pode ser lido e quem pode assiná-lo.

Conclusão 

Então, fica claro como o uso do documento digital pode otimizar o tempo das empresas, principalmente para o RH que, ao eliminar certas tarefas manuais, pode focar seus esforços em tarefas estratégicas para a organização.

Por isso, é importante contar com uma plataforma segura que ofereça todos os serviços necessários para tornar o fluxo de trabalho mais ágil.

Com o Epays é possível ter todas as informações de colaboradores em apenas um lugar, desde o momento do recrutamento, admissão, ponto eletrônico, assinatura de holerite e desligamento de colaboradores. Esse sistema integrado e com assinatura digital agiliza processos, traz economia de tempo e minimiza erros nos processos. 

Clique aqui para conhecer mais sobre o Epays e como essa solução pode transformar sua organização.