Calendário do Departamento Pessoal: não perca datas importantes!

Calendário do Departamento Pessoal: não perca datas importantes!

A lista de contribuições previdenciárias e trabalhistas pagas pelas empresas é grande e exige controle por parte do Departamento Pessoal. Veja quais são as principais datas de recolhimento.

Com uma rotina geralmente bem atribulada, é imprescindível ao Departamento Pessoal organizar um calendário com datas importantes. Especialmente nas grandes empresas, os colaboradores do DP precisam ficar atentos aos pagamentos das diversas contribuições mensais. Também é preciso enviar as cópias e comprovantes para as instituições trabalhistas e previdenciárias.

Além disso, processos como emissão de folha de pagamento, comunicado de férias, registro e dispensa de empregado também fazem parte do dia a dia. Todos com uma data certa para serem comunicados.

A lista de contribuições regulares é grande, mas como estes pagamentos são feitos sempre em dias fixos, basta um pouco de organização. Você vai perceber que, com uma boa dose de planejamento, em poucos meses o trabalho passa a fluir com mais tranquilidade.

Para ajudar a organizar sua agenda, trazemos a seguir alguns pontos importantes. Vamos começar com as datas: anote todas, monte seu próprio calendário da forma que achar mais conveniente e facilite sua rotina de trabalho.

Datas dos pagamentos previdenciários e trabalhistas obrigatórios

DIA 7 – Recolhimento de FGTS
Prazo para depósito do Fundo de Garantia por Tempo de Serviço referente ao mês anterior. Lei nº 8.036/90)

DIA 7 – Entrega do CAGED
O Cadastro Geral de Empregados e Desempregados, referente ao mês anterior, deve ser entregue todo dia 7. Art. 3º da Portaria 235/2003 do MTE.

DIA 7 – Entrega GFIP/SEFIP
Prazo para transmissão via conectividade social dos arquivos relativos à GFIP (Guia de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social) e SEFIP (Sistema Empresa de recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social) referente ao mês anterior. Manual da GFIP/SEFIP 8.4

DIA 10 – Entrega da cópia da GPS
O pagamento da Guia de Previdência Social deve ser feito pela empresa mensalmente e ter a cópia enviada para o sindicato da categoria de atuação. Lei 3.048/99

DIA 20 – INSS
Prazo máximo para recolhimento das contribuições previdenciárias dos funcionários referente ao exercício (mês) anterior. Lei 8.212/91

DIA 20 – IRRF
Prazo máximo para recolhimento do Imposto de Renda Retido na Fonte referente ao mês anterior. Lei 11196/05

Caso as datas acima caiam em finais de semana ou feriados, o pagamento deve ser antecipado, pois, se for realizado no próximo dia útil, acarretará em multa e juros.

E tem mais! Outros prazos e datas importantes para o DP

Pagamento
Deve ser efetuado no máximo até o 5º. dia útil do mês subsequente, exceto em casos previstos em convenções coletivas de categorias. Art. 549 da CLT

Declaração de DIRF
A Declaração de Imposto de Renda Retido na Fonte (DIRF) informa todos os recolhimentos de IR do ano, mais informações complementares da empresa e do empregado, como plano de saúde.

A DIRF é enviada sempre no mês de fevereiro e refere-se ao ano anterior. É importante consultar o calendário da Receita Federal para confirmar os prazos a cada ano. Estas informações são usadas pela própria Receita com a finalidade de confirmar os dados das declarações de IR de pessoa física.

Declaração da RAIS
A RAIS – Relação Anual de Informações Sociais – é uma declaração enviada para o Ministério do Trabalho e Emprego. Nela, constam todos os empregados que estiveram na folha de pagamento do ano, juntamente com as suas remunerações, total de horas extras realizadas, dentre outros. A RAIS é entregue no mês de março e refere-se ao ano anterior.

Contribuição sindical patronal
Paga anualmente, sempre no dia 31 de janeiro. Art. 605 da CLT.

Contribuição sindical dos empregados
Anualmente, um dia de trabalho de todos os empregados com registro em carteira (exceto funções liberais) é pago ao sindicato da categoria – é a contribuição sindical anual. Ela é obrigatória e o empregado não pode recusar este recolhimento.

Se o empregado for admitido após o mês de março, o desconto é efetuado no segundo mês de registro e o repasse ao sindicato no mês subsequente. Exemplo: empregado registrado em agosto tem o desconto no mês de setembro e a empresa faz o repasse em outubro.

Envio de informações ao sindicato da categoria
Deve ser feita até 15 dias após o pagamento da contribuição sindical. A entrega pode ser online e consiste no envio da relação de empregados contribuintes, ou de uma cópia da folha de pagamento.

GRRF e verbas rescisórias
A Guia de Recolhimento Rescisório do FGTS deve ser paga de acordo com o tipo de aviso prévio acordado no ato da demissão.

Aviso prévio trabalhado: no primeiro dia útil após a data efetiva do desligamento, devem ser recolhidas as parcelas do mês anterior à rescisão, do mês da rescisão e também da multa rescisória.

Aviso prévio indenizado: recolhimento do mês anterior deve feito até o dia 7 do mês da rescisão. Os recolhimentos referentes ao mês da rescisão, aviso prévio indenizado e multa rescisória devem ser feitos até o décimo dia corrido, a contar do primeiro dia após o desligamento. Caso o décimo dia corrido seja depois do dia 7 do mês seguinte, o vencimento do mês da rescisão e do aviso prévio indenizado será no próximo dia 7.

Término de contrato de trabalho com prazo determinado: não existe a necessidade de cumprir aviso prévio. O recolhimento da GRRF deve ser feito no dia seguinte ao encerramento do contrato.

Homologação sindical
Após o encerramento do contrato de trabalho e o pagamento dos devidos valores, é preciso fazer a homologação da rescisão junto ao sindicato da categoria.

São verificados todos os documentos rescisórios: aviso prévio, Carteira de Trabalho, extrato do FGTS e GRRF, atestado médico demissional, guia da Contribuição Sindical e termo de rescisão do contrato. Cada categoria tem sua própria convenção coletiva, que deve ser verificada antes da homologação. Outros documentos podem ser exigidos, fique atento.

O que fazer quando esquecer algum dos prazos?

No caso das contribuições obrigatórias, será necessário gerar uma nova guia sobre a qual incide multa, com impacto no orçamento da empresa. O FGTS é uma das contribuições que acarreta muitos problemas quando há inadimplência, com multas significativas e dificuldades para empresa e trabalhador no momento da rescisão do contrato de trabalho. Também é um ponto bastante discutido em grande parte das ações trabalhistas existentes no Ministério do Trabalho.

Qual a importância de seguir à risca todos estes prazos?

O Ministério do Trabalho acompanha todas os processos realizados dentro das empresas. Isso vale para a contratação de trabalhadores temporários ou efetivos. O atraso no recolhimento de alguma contribuição acarreta em multas ou até inadimplência para a empresa perante o Ministério do Trabalho.

Para os trabalhadores o prejuízo também existe. Todas estas contribuições são revertidas em benefícios para o futuro, como em caso de aposentadoria ou necessidade de afastamento do trabalho por doença. O FGTS, por exemplo, funciona como uma poupança. Ele garante recursos ao trabalhador, tanto em uma situação de desemprego quanto para outras finalidades como a aquisição de imóveis.

Ao ficar em dia com as contribuições, você garante que a empresa opera dentro da legalidade total e também assegura aos trabalhadores direitos essenciais. Lembre-se: a dedicação dos colaboradores da sua empresa vai muito além do salário pago mensalmente. No futuro, o esforço será recompensado por meio dos benefícios recolhidos durante toda a vida de trabalho.

Dicas para organizar as datas de pagamentos mensais

As dicas podem ser resumidas em uma palavra: tecnologia! Atualmente existem inúmeras ferramentas online que facilitam a organização dos compromissos de trabalho. Além da praticidade, a disponibilização dos dados em ambiente online é mais segura, você não corre o risco de perder a sua agenda com todas as informações importantes.

A Folha de Pagamento Online da Employer emite alertas personalizados de acordo com a rotina da sua empresa e facilita a organização do Departamento Pessoal, além de manter todos os dados compilados e com fácil acesso caso o trabalhador solicite algum documento ou informação.

eSocial vai unificar os pagamentos de contribuições

A partir de janeiro de 2018, boa parte dos pagamentos e envio de documentos comprobatórios às instituições será feita por meio do eSocial. O projeto do Governo Federal vai unificar o envio de informações de forma 100% online e aumentar a fiscalização sobre as empresas. Fazem parte do processo a Receita Federal, o Ministério do Trabalho, o INSS e a Caixa Econômica Federal.

O principal objetivo da mudança é colocar todas as obrigações trabalhistas em uma única entrega. Isso deve facilitar a rotina do DP, além de assegurar aos empregados mais controle sobre o recolhimento das obrigações trabalhistas.
O eSocial já está em implantação e este ano é utilizado por empresas com faturamento superior a R$ 78 milhões.

O processo para inscrever a empresa no eSocial depende de uma série de informações e leva cerca de dois meses. Por isso é fundamental não deixar para a última hora. Busque informações no site do próprio programa e comece a fazer o levantamento de todas as informações e ferramentas necessárias para esta migração. Em breve vamos falar mais sobre este assunto aqui no blog da Employer.

Lembre-se que a organização das suas atividades é fundamental para o bom funcionamento do departamento e da empresa. Empresa organizada, funcionários motivados.

A Employer conta com diversas soluções para otimizar sua rotina dentro do Departamento Pessoal. Converse com a gente e descubra qual a melhor para a sua empresa!